Betriebsräte haben heute die Möglichkeit, eine Online Betriebsratssitzung abzuhalten. Auch Beschlüsse kann der Betriebsrat rein virtuell fassen. Damit ergeben sich neue Fragen zur IT-Ausstattung des Betriebsrats. Haben der Betriebsratsvorsitzende und die einzelnen Mitglieder nun einen Anspruch auf neue Informations- und Telekommunikationstechnik? Interessant ist vor allem, ob die Betriebsratsmitglieder gegenüber dem Arbeitgeber nun Laptop, Tablet Smartphone beanspruchen können.
Anspruch des Betriebsrats auf IT-Ausstattung
Es bedarf eigentlich keiner Erwähnung mehr: Der Arbeitgeber hat nach § 40 Abs. 2 BetrVG unter anderem auch sachliche Mittel und Informations- und Telekommunikationstechnik zur Verfügung zustellen. Der Betriebsrat soll in die Lage versetzt werden, seinen gesetzlichen Aufgaben ordnungsgemäß nachzukommen. Dabei ist die Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnik heute unverzichtbar.
Der Betriebsrat benötigt IT-Hardware und -Software dazu, um sich Informationen zu beschaffen, damit er die sich stellenden betriebsrätlichen Anforderungen erfüllen kann. Außerdem muss er dazu imstande sein, Informationen zu verarbeiten und auch weiterzuleiten. Wichtig ist zudem die Fähigkeit der Kommunikation, sowohl intern als auch im Verhältnis zu den Arbeitnehmern und dem Arbeitgeber.
Alles in allem ist der Betriebsrat im Hinblick auf die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung auf Informations- und Kommunikationstechnik angewiesen. Deswegen vermittelt § 40 Abs. 2 BetrVG dem Betriebsrat einen entsprechenden gesetzlichen Anspruch darauf. Und dies mit der Maßgabe, dass der Betriebsrat eine moderne, zeitgemäße IT-Ausstattung beanspruchen kann.
Die Schranke der Erforderlichkeit
Sie werden vielleicht schon wissen, dass der Anspruch des Betriebsrats auf die Bereitstellung von IT-Ausstattung nicht schrankenlos ist. Vielmehr kann der Betriebsrat IT-Ausstattung nur insoweit verlangen, als sie erforderlich und im Einzelfall auch interessengerecht ist. Es gibt hier also eine ähnliche Schranke wie bei der Beauftragung eines Anwalts für den Betriebsrat.
Was bedeutet „Erforderlichkeit“? Das Bundesarbeitsgericht hat nicht nur die Interessen des Betriebsrats, sondern auch jene des Arbeitgebers im Blick. Deshalb verlangt das Gericht, dass eine übermäßige Belastung des Arbeitgebers mit Kosten durch IT-Mittel zu vermeiden ist. Informations- und Kommunikationstechnik kann nämlich sehr kostspielig sein und die finanziellen Verhältnisse des Arbeitgebers übersteigen.
Aus diesem Grund muss der Betriebsrat bei seiner Entscheidung, IT-Ausstattung zu beanspruchen, sowohl die Interessen der Arbeitnehmerschaft an einer ordnungsgemäßen Betriebsratsarbeit als auch die berechtigten Kosteninteressen des Arbeitgebers gegeneinander abzuwägen.
Im Grundsatz soll der Betriebsrat nur diejenige IT-Mittel erhalten, die er tatsächlich zu seiner Aufgabenerfüllung benötigt.
Der Betriebsrat muss eine Interessenabwägung vornehmen
Sind IT-Mittel grundsätzlich erforderlich, so muss der Betriebsrat auch eine Interessenabwägung durchführen. Bei der Interessenabwägung hat es auch die konkreten betrieblichen Gegebenheiten, die Art sowie die Struktur des Betriebes zu berücksichtigen. Hierbei ist vor allem auch von Bedeutung, ob erhebliche Reisetätigkeiten erforderlich und in welchem Umfang Homeoffice-Arbeitsplätze eingerichtet sind.
Neben dem Kosteninteresse muss der Betriebsrats auch etwaige Sicherheitsinteressen des Arbeitgebers bei seiner Abwägung einfließen lassen. Außerdem ist er gehalten, die beim Arbeitgeber bereits vorhandene IT-Ausstattung zu berücksichtigen. Ein hohes Niveau an IT-Ausstattung beim Arbeitgeber erhöht die Chancen, entsprechende IT-Mittel beanspruchen zu können.
Grundsätzlich muss der Betriebsrat im Rahmen der Interessenabwägung vorab folgende Fragen für sich beantworten:
- Benötigt der Betriebsrat das beanspruchte IT-Mittel nach Maßgabe der Situation im Betrieb für die Bewältigung der Aufgaben, die ihm durch das Gesetz zugewiesen sind?
- Ist den Interessen des Betriebsrats und der Belegschaft gegenüber den Arbeitgeberinteressen der Vorrang einzuräumen?
Wenn der Betriebsrat diese Fragen bejaht, sprechen gute Gründe dafür, dass der Arbeitgeber die IT-Ausstattung bereitstellen muss, weil dies erforderlich und interessengerecht ist.
Laptop, Smartphone und Tablet keine IT-Grundausstattung
Im Grundsatz gehören Laptop, Smartphone und Tablet nicht zur IT-Grundausstattung des Betriebsrats. Zumindest heute noch nicht. Das sagen wir deshalb, weil der „erforderliche“ Umfang einer IT-Grundausstattung auf Betriebsratsseite mit der zunehmenden Digitalisierung wächst. Galt früher ein PC mit Internetanschluss möglicherweise als nicht erforderlich, ist dieser in der heutigen Zeit aus der Arbeits- und Betriebsratswelt nicht mehr wegzudenken.
Deswegen muss bei der Bestimmung dessen, was als IT-Grundausstattung anzusehen ist, der fortlaufenden digitalen Dynamik Rechnung getragen werden. Das Ausmaß an eingesetzten IT-Mitteln in Arbeits- und Geschäftsabläufen wird auch in den kommenden Jahren stark zunehmen.
Nach heutigem Stand gilt folgende IT-Ausstattung für den Betriebsrat als erforderlich im Sinne des § 40 Abs. 2 BetrVG:
- Internetfähiger PC mit Bildschirm
- Tastatur, Maus, Drucker
- Zur Aufgabenerfüllung erforderliche Software-Lizenzen
- E-Mail-Adresse
- Telefonanschluss mit Anrufbeantworter
- Kopierer, ggf. mit Scanfunktionalität
- Intranet-Zugang
- Betriebsrats-Seite im Intranet
Im Bereich dieser IT-Mittel verlangt die Rechtsprechung nicht mehr unbedingt, dass der Betriebsrat für jeden Einzelfall darlegen muss, für welche Aufgabenerledigung er die konkrete IT-Ausstattung benötigt. Die Rechtsprechung tendiert dazu, im Bereich der IT-Grundausstattung eine offenkundige Dienlichkeit anzunehmen. Das hat zur Folge, dass der Betriebsrat keine Aufgaben bezeichnen muss, für die er die IT-Mittel konkret benötigt.
Smartphone, Tablet, Laptop zählen zur besonderen Ausstattung
IT-Ausstattung wie Laptop, Tablet oder Smartphone zählen zu denjenigen Informations- und Kommunikationsmitteln, die der Betriebsrat für seine regelmäßige Aufgabenerfüllung gerade nicht benötigt. Und doch kann der Betriebsrat auch diese IT-Mittel erfolgreich einfordern, wenn er sie benötigt, um seine Aufgaben erledigen zu können.
Der Betriebsrat muss in einem solchen Fall anführen, warum er die ins Auge gefassten IT-Mittel wie Laptop, Tablet oder Smartphone für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Hierbei muss er die konkreten Betriebsratsaufgaben darlegen, für deren Erledigung die IT-Sachmittel erforderlich sind. Das Interesse des Betriebsrats an der Bereitstellung des jeweiligen IT-Mittels muss die Kosten- und Sicherheitsinteressen des Arbeitgebers überwiegen.
Daraus folgt, dass die Bereitstellung mobiler IT-Mittel wie Laptop, Tablet oder Smartphone nur aufgrund bestimmter vorherrschender betrieblicher Verhältnisse erforderlich und interessengerecht sein kann. Wenn Betriebsratsmitglieder aufgrund der Betriebsstrukturen regelmäßig und weit reisen müssen, können diese IT-Mittel für eine angemessene Kommunikation mit Arbeitnehmern und den anderen Betriebsratsmitgliedern erforderlich sein.
Stets sind die konkreten Verhältnisse im Betrieb entscheidend. Die gute Erreichbarkeit von Betriebsratsmitgliedern ist dabei nur ein Aspekt in der vom Betriebsrat anzustellenden Gesamtabwägung. Daneben sind die höheren Kosten für Laptops, Tablets und Smartphones in den Blick zu nehmen. Dabei kann ein bereits vorhandener hoher IT-Standard beim Arbeitgeber dafür sprechen, entsprechende IT-Mittel zu beanspruchen.
Für den Fall von Mobiltelefonen hat das Landesarbeitsgericht Hessen entschieden, dass diese zur Aufgabenerfüllung „geeignet, nützlich und sinnvoll“ seien. Damit hat das Gericht die Erforderlichkeit grundsätzlich bejaht, merkte jedoch an, dass aufgrund der erheblichen Kosten die betrieblichen Verhältnisse besonders zu berücksichtigen sind.
Online Betriebsratssitzung: Laptop, Tablet und Smartphone jetzt „erforderlich“?
Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz ist es für den Betriebsrat möglich, die Betriebsratssitzungen unter bestimmten Voraussetzungen online abzuhalten und auch online Beschlüsse zu fassen. Deswegen könnte sich die Einordnung dessen, was als erforderliche IT-Ausstattung gilt, geändert haben. Laptop, Tablets und Smartphones könnten durch die gesetzlichen Änderungen heute IT-Grundausstattung sein. Doch ist dem wirklich so?
Erforderlichkeit von Laptops für Online Betriebsratssitzung
Dies wird unter den Juristen unterschiedlich beurteilt und zum Teil abgelehnt. Gegen eine Ausstattung mit Laptops spreche, dass die Kosten zur Bereitstellung von Laptops sowie die Wartungskosten im Vergleich zu einem Computer im Betrieb erheblich seien. Auch im Vergleich zur Nutzung eines privaten Computers oder privater IT-Mittel gegen Aufwandsentschädigung durch die Betriebsratsmitglieder seien die Kosten unverhältnismäßig. Fehlende Lizenzen und Software könnte der Arbeitgeber – deutlich kostengünstiger als Hardware – zur Verfügung stellen.
Meiner Meinung nach greift diese Argumentation zu kurz. Zunächst einmal verfügen nicht alle Betriebsratsmitglieder über stationäre Computer zu Hause. In den heutigen Zeiten ist für viele Personen das Smartphone oder ein Tablet vollkommen ausreichend, weshalb von der Anschaffung eines zusätzlichen PCs häufig abgesehen werden dürfte. Damit aber gibt es keinen Anlass zur Annahme, dass private IT für betriebliche Zwecke genutzt werden könnte. Denn diese wäre ungeeignet, um an den digitalen Betriebsratssitzungen teilnehmen zu können.
Überdies dürfte es auch nicht gerade den Sicherheitsinteressen des Arbeitgebers entsprechend, wenn private IT zum Einsatz kommt, die womöglich ungeschützt für die betriebsrätliche Aufgabenerfüllung genutzt wird.
Letztlich dürfte es in der Praxis kaum vorkommen, dass die Betriebsratsmitglieder allein ihre Betriebsratssitzungen im Homeoffice oder Mobileoffice abhalten. Naheliegenderweise werden sie auch ihren Arbeitspflichten häufig im Homeoffice nachkommen.
Tablet und Smartphone
Sind die Betriebsratsmitglieder mit einem Laptop ausgestattet, so besteht keine in der Betriebsratsarbeit begründete Notwendigkeit dafür, den Betriebsräten zusätzlich ein Tablet zur Verfügung zu stellen. Ein Tablet ist auch nicht erforderlich, um an den Online-Betriebsratssitzungen teilnehmen zu können. Somit können Betriebsräte ein Tablet nicht mit Erfolg beanspruchen.
Doch wie sieht es beim Smartphone aus? Ist die Betriebsstruktur durch zahlreiche Niederlassungen oder Filialen geprägt, so könnte ein Smartphone erforderlich sein, um die Kommunikation der Betriebsratsmitglieder untereinander und im Verhältnis zu der Belegschaft sicherzustellen.
Für sich genommen dürften Online-Betriebsratssitzungen im Grundsatz nicht dazu führen, dass Betriebsratsmitglieder einen gesetzlichen Anspruch darauf haben, mit Smartphones ausgestattet zu werden. Die Online Betriebsratssitzungen werden im Normfalfall über Microsoft Teams oder eine andere Videotelefonie-Software durchgeführt. Hierfür nutzen Betriebsratsmitglieder in der Regel einen Laptop, der ihnen zur Verfügung gestellt worden ist.
Damit dürfte auch das Smartphone weder zur Aufgabenerledigung noch aus Anlass einer Online Betriebsratssitzung erforderlich sein. Wenn auch ansonsten die betrieblichen Strukturen eine Erreichbarkeit über Smartphones zwecks einer sachgerechten Kommunikationskultur nicht verlangen, kann der Betriebsrat Smartphones nicht mit Erfolg beanspruchen.
Zusammenfassung
Die Online Betriebsratssitzung kann zu einem erhöhten IT-Sachmittelanspruch des Betriebsrats führen. Der Betriebsrat ist in die Lage zu versetzen, Betriebsratssitzungen online abhalten und Beschlüsse fassen zu können. Dafür benötigen die Mitglieder IT-Mittel, wie zum Beispiel einen Laptop. Sie können nach der hier vertretenen Meinung nicht darauf verwiesen werden, ihre privaten Computer/Laptops/Tablets etc. zu nutzen, sofern solche überhaupt verfügbar sind.
Laptops, Tablets und Smartphone gehören allerdings nicht zur IT-Grundausstattung des Betriebsrats. Die Online Betriebsratssitzung verändert jedoch die Beurteilung dessen, welche IT-Ausstattung der Betriebsrat für seine konkrete Aufgabenwahrnehmung benötigt.
Während Laptops heutzutage durchaus als erforderliche IT-Sachmittel abgesehen werden können, an denen der Betriebsrat zur wirksamen Interessenwahrnehmung ein überwiegendes Interesse hat, kann dies Tablets und Smartphones nicht ohne Weiteres angenommen werden.