Betriebsvereinbarung SuccessFactors: Darauf kommt es an – mit Muster –

Einige Systeme begegnen uns in unserer alltäglichen Beratungspraxis regelmäßig. Hierzu gehört auch SuccessFactors – das Personalmanagementsystem von SAP. Vielfach benötigen Betriebsräte unsere Unterstützung bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung. Das verwundert nicht, schließlich handelt es sich um eine große Software mit zahlreichen Modulen und Funktionen. In dem nachfolgenden Beitrag erhalten Betriebsräte einen ersten Überblick über SAP SuccessFactors, seine Module und Funktionen. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats werden im Einzelnen skizziert.

Darüber hinaus gehen wir auf die Besonderheiten beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung SuccessFactors ein und zeigen, worauf der Betriebsrat achten muss. Unsere Abonnenten erhalten exklusiv Zugriff auf ein Gestaltungsmuster zur Betriebsvereinbarung SAP SuccessFactors, das den Betriebsrat bei der Wahrnehmung seiner Mitbestimmungsrechte unterstützt.

SAP SuccessFactors: Ihr juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Office 365, Workday oder SAP Successfactors. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen.

Was ist SuccessFactors?

SAP SuccessFactors ist ein cloudbasiertes Personalmanagementsystem, das modular aufgebaut ist. SAP positioniert SuccessFactors als „Software as a Service“. Damit liegen Software und die gesamte IT-Infrastruktur in den Händen von SAP als Dienstleister, sodass Prozesse nun einseitig vorgegeben werden und nicht mehr unternehmensspezifisch angepasst werden können. Das Unternehmen und die Beschäftigten haben die Möglichkeit, über den Webbrowser oder eine App auf die Anwendungen und Funktionen von SuccessFactors zuzugreifen. SAP führt zwei Mal im Jahr ein Release durch und aktualisiert die Software damit automatisch.

Bei SuccessFactors handelt es sich um ein erweiterbares System, das über Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden werden kann. Über das SAP App Center stehen den Unternehmen zahlreiche Apps zur Verfügung. Dadurch können mühelos weitere Anwendungen und Funktionen an SuccessFactors angebunden werden.

Denis Lugowski, Informatiker, Master of Science

In vielen Unternehmen ist SAP bereits im Einsatz. Allerdings nicht in der cloudbasierten SuccessFactors-Variante, sondern das klassische SAP ERP HCM. Auch hier gibt es für Betriebsräte durch die Umstellung auf SAP S/4HANA viel zu tun. Durch einen neuen technischen Systemunterbau stellt SAP die Unterstützung dieses Systems bis 2030 sicher. Die Zukunft gehört aber dem cloudbasierten SuccessFactors. Hierauf konzentrieren sich die Bemühungen der Entwickler von SAP. Deshalb ist davon auszugehen, dass in den nächsten Jahren immer mehr Unternehmen SuccessFactors einführen und den Umstieg wagen werden.

Das System ist aber nicht nur Führungskräften vorbehalten. Als Anwender sind vielmehr der Personalbereich, Führungskräfte sowie die Belegschaft vorgesehen. Für die Führungskräfte insbesondere von Relevanz sind die Anwendungen im Zusammenhang mit Einstellung und Zielvereinbarung. Der Belegschaft hingegen stehen bestimmte Self-Service-Funktionen zur Verfügung, mit denen sie ihre Stammdaten pflegen, aber auch ihre Qualifikationen und Fähigkeiten eintragen können.

SuccessFactors als Workday-Konkurrent

Die Möglichkeiten von SuccessFactors gehen weit über die Anwendungsbereiche klassischer HR-Systeme hinaus. Dies ist insbesondere der Änderung des Anforderungsprofils aus Gründen einer deutlich anspruchsvolleren Klientel geschuldet. Wo früher die Abbildung sogenannter Kernfunktionen wie

• Stammdatenverwaltung
• Einstellung
• Versetzung
• Austritt

im Vordergrund stand, haben sich die Ansprüche und Erwartungen, befeuert durch Konkurrenten wie Workday oder Oracle, gewandelt. Heute erwarten die Unternehmen, dass eine Personalmanagementsoftware einen bunten Strauß an Prozessen abbildet. Personalentscheidungen sollen noch einfacher, transparenter und zielgerichteter getroffen werden können. Allen voran die Entwicklung von Beschäftigten, ihrer Fähigkeiten und Kompetenzen, das Aufdecken von Potenzialen und Karrierepfaden, gehört heutzutage zum Standardrepertoire einer guten Personalsoftware. Aber auch Themen wie die Nachfolgeplanung oder das Recruiting dürfen nicht zu kurz kommen.

Über die angebotenen Module deckt SuccessFactors mittlerweile neben den Kernfunktionen die folgenden wesentlichen Funktionen ab:

• Employee Central – Stammdatenverwaltung
• Recruiting – Definition eines Stellenanforderungsprofils und Strukturierung des Auswahlprozesses
• Onboarding – Strukturierung des Einstellungsprozesses
• Performance & Goals Management– Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung
• Compensation Management – Vergütungsplanung und variable Vergütung
• Succession Planning – Talentplanung
• Zeitmanagement und Abwesenheitsplanung
• Learning – Lernplattform zur Verbesserung der Fähigkeiten

Wenn es darum geht, was SuccessFactors kann, ist vor allem an SuccessFactors Analytics zu denken. SuccessFactors verfügt damit über ein umfangreiches Berichtswesen. Unternehmen können Berichte für alle SuccessFactors-Module erstellen. Zur Verfügung stehen Standardberichte, aber auch sogenannte Custom-Berichte. Dadurch können weitreichende Rückschlüsse über die Beschäftigten gewonnen werden.

Schließlich gibt es noch das Modul SAP Jam, eine Kommunikationsplattform für die Beschäftigten. Sozusagen ein kleines soziales unternehmensinternes Netzwerkportal. Hier können Nutzerprofile und Newsfeeds angelegt werden. Möglich ist auch die Erstellung von Gruppen oder die Versendung privater Nachrichten.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei SuccessFactors

In Anbetracht des erheblichen Anwendungs- und Funktionsumfangs führt bei der Einführung und Nutzung von SuccessFactors kein Weg an dem Betriebsrat vorbei. Und das ist auch gut so, denn das Überwachungs- und Analysepotenzial von SuccessFactors ist gewaltig. Hinzu kommen Risiken beim Umgang mit den einzelnen Modulen, wenn die Benutzer für datenschutzrechtliche Themen nicht hinreichend sensibilisiert worden sind.

Wie bei jeder anderen Software ist auch bei SuccessFactors allen voran an die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu denken. Über diese Mitbestimmungsebene kann der Betriebsrat alle kritischen Themen in den Griff bekommen, da ihm insoweit ein zwingendes Mitbestimmungsrecht zusteht. Können die Betriebsparteien keine Einigung zu SuccessFactors erzielen, dann kann der Arbeitgeber die Software nicht einführen. Der Weg in die Einigungsstelle ist dann unvermeidlich. Im Bereich der sozialen Angelegenheit ist darüber hinaus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG häufig gegeben, denn Arbeitgeber geben in der Regel auch Verhaltensregeln zur Nutzung von SuccessFactors vor. Ebenfalls nicht auszuschließen ist ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 und 11 BetrVG, wenn durch die Einführung von SuccessFactors und des Moduls Compensation Management Fragen der betrieblichen Lohngestaltung bzw. der leistungsbezogenen Vergütung betroffen sind. Auch gesundheitliche Aspekte können bei SuccessFacors im Einzelfall eine Rolle spielen.

Je nach konkreter Verwendung von SuccessFactors und der damit verbundenen Module können zahlreiche weitere Beteiligungsrechte betroffen sein. Der Betriebsrat sollte die Möglichkeiten und das Potenzial des IT-Systems immer modul-bezogen betrachten. Beim Recruiting-Modul könnte der Betriebsrat zwingend nach § 95 BetrVG  – Auswahlrichtlinien – mitzubestimmen haben. Die Bereiche Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung verknüpft der Arbeitgeber in der Regel mit Beurteilungsgrundsätzen nach § 94 Abs. 2 BetrVG. Wenn es um die Entwicklung und Qualifikation von Arbeitnehmern geht, stehen die Rechte des Betriebsrats nach §§ 96 bis 98 BetrVG im Vordergrund.

Betriebsvereinbarung SuccessFactors – das gilt es zu beachten

Trotz der Überwachungsmöglichkeiten und -potenziale sollte der Betriebsrat SAP SuccessFactors nicht verteufeln. Wie bei jeder anderen Software gilt auch hier: SuccessFactors soll dem Unternehmen und den Beschäftigten einen Mehrwert bringen und sie in ihrer Arbeit und bei der Entwicklung des Unternehmens unterstützen. Daran ist zunächst nichts verwerflich. Dem Betriebsrat kommt bei dem Prozess rund um SuccessFactors die Aufgabe zu, das Gute der Software zu bewahren und die Risiken auszuschließen. Dies gelingt durch ein durchdachte Betriebsvereinbarung SuccessFactors.

Wie bei anderen modular aufgebauten Systemen wie Workday oder Microsoft Office 365 bietet sich auch bei SuccessFactors an, mehrere Regelungsebenen zu etablieren. Dies hat folgenden Hintergrund: Zum einen bildet SuccessFactors die Kernfunktionen ab, bietet dem Unternehmen darüber hinaus aber weitere Module, die den heutigen Anforderungen im Personalbereich Rechnung tragen. Jedes Modul bringt andere Funktionen mit sich und bedarf deshalb einer gesonderten Betrachtung. Auf der anderen Seite ist auch SAP SuccessFactors als eine „Software as a Service“ konzipiert und wird fortlaufend weiterentwickelt und um weitere Module und Funktionen angereichert. In der Software steckt also ein gewisse Dynamik, die mit einer einzigen Betriebsvereinbarung SuccessFactors schwerlich zu erfassen ist.

Au diesem Grund empfehlen wir ein Mehrebenen-Regelungssystem mit einer Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors und weiteren modulbezogenen Einzelbetriebsvereinbarungen. Diese Einzelbetriebsvereinbarungen werden dann Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung, was den Betriebsparteien die nötige Flexibilität gibt, auf Modulerweiterungen und Upgrades flexibel reagieren zu können, ohne gleich den gesamten Mitbestimmungsprozess von vorne beginnen zu müssen.

In der Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors regelt der Betriebsrat zunächst grundlegende Inhalte, die für die Software und die Module im Allgemeinen verbindlich sind. Diese Vereinbarung steht also bildlich gesprochen vor der Klammer, sodass Wiederholungen nicht erforderlich sind. In den jeweiligen Einzelbetriebsvereinbarungen halten die Betriebsparteien dann die rechtlichen Maßgaben zu den einzelnen Modulen fest. Wichtig ist, die Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors sowie die darauf aufbauenden Einzelbetriebsvereinbarungen konsistent in die betriebliche Regelungslandschaft zu integrieren.

Betriebsvereinbarung SuccessFactors – Wichtige Inhalte

Welche Inhalte gehören in eine Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors? Das sind wie angesprochen all diejenigen Themen, die für alle Module gleichermaßen von Relevanz sind. Auch wenn datenschutzrechtliche Anforderungen im Zusammenhang mit den späteren modul-bezogenen Einzelbetriebsvereinbarung konkretisiert werden, bietet es sich an, die grundsätzlichen Maßgaben zum Datenschutz bereits in der Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors niederzulegen. Da es sich bei SAP SuccessFactors um ein cloudbasiertes Personalmanagementsystem handelt, kommen die datenschutzrechtlichen Themen nicht zu kurz. Umso mehr macht es Sinn, bestimmte Aspekte des Datenschutzes vorab zu regeln. Ein weiteres Augenmerk sollten Betriebsräte auf das Verfahren bei Systemänderungen oder Modulerweiterungen setzen. Bewährt hat sich bei komplexen Systemen wie SuccessFactors die Einrichtung einer ggf. systemübergreifenden gemeinsamen Arbeitsgruppe zur Vorbesprechung mitbestimmungsrechtlicher Themen. Damit wird die Dynamik von SuccessFactors mitbestimmungsrechtlich aufgefangen.

Daneben sollte der Betriebsrat diejenigen Themen in einer Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors unterbringen, wie sie typischerweise im Rahmenbetriebsvereinbarung vorzufinden sind:

• Zulässige Kategorien personenbezogener Daten
• Einschränkung der Verarbeitungszwecke
• Definition der Grenzen einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle
• Zulässigkeit von personenbezogenen Auswertungen
• Grundlegendes Rollen- und Berechtigungskonzept
• Schnittstellen zu weiteren Softwareprogrammen
• Löschfristen für personenbezogene Daten und Löschroutinen
• Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß DSGVO
• Erforderlichkeit von Verträgen zur Auftragsverarbeitung
• Kontrollrechte des Betriebsrats
• Beteiligungsverfahren bei Änderungen und Systemerweiterungen
• Rechte und Pflichten der Beschäftigten

Darin muss sich eine allgemeine Betriebsvereinbarung SuccessFactors jedoch nicht erschöpfen. Möglich ist außerdem die Regelung von konkreten Einzelthemen, wie insbesondere die Einschränkungen oder der Ausschluss von analytischen Funktionen. Auch kann die Zulässigkeit von Standardreports und speziellen Reports in der Rahmenbetriebsvereinbarung zum Schutz der Beschäftigten konkret geregelt werden. Betriebsräte stehen insbesondere diesen Möglichkeiten von SuccessFactors kritisch gegenüber.

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Fazit zur Betriebsvereinbarung SuccessFactors

Bei SAP SuccessFactors handelt es sich um eine mächtige Software für das moderne Personalmanagement. Bei allem Potenzial bei Anwerbung, Entwicklung und Förderung von Beschäftigten dürfen die Risiken nicht ausgeblendet werden. Vor allem beim Datenschutz und den Möglichkeiten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch Auswertungen und Analysen sollte der Betriebsrat genau hinsehen. Auch sind die praktischen Auswirkungen von SuccessFactors präzise in den Blick zu nehmen.

Die gute Nachricht ist: Mit einer Rahmenbetriebsvereinbarung SuccessFactors und darauf aufbauenden Einzelbetriebsvereinbarungen kann der Betriebsrat diese Risiken aber im Zaum halten, wenn er diese vorab identifiziert und rechtssicher regelt.