Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz

Seit dem 02.07.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft. Und die ganz zentrale Frage ist: Kann der Betriebsrat den Abschluss einer Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz bzw. Betriebsvereinbarung Hinweisgebersystem verlangen? Das würde natürlich nur funktionieren, wenn es sich um eine mitbestimmungspflichtige Angelegenheit handeln würde.

In diesem Beitrag beantworten wir für Dich daher folgende Fragen:

• Was sind die wesentlichen Inhalte des Hinweisgeberschutzgesetzes?
• Hat der Betriebsrat bei der Errichtung von internen Meldestellen und Meldekanälen ein Mitbestimmungsrecht?
• Was gehört unbedingt in eine Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz?
• Welche Alternativen haben Arbeitnehmer?

Wir werden Dir diese Fragen Schritt für Schritt beantworten. Wenn Du nach der Lektüre dieses Beitrags noch Fragen haben solltest, so greif‘ gerne zum Hörer und melde Dich bei uns. Oder schreibe uns eine E-Mail. Wir würden uns freuen.

Mehr Informationen zum Thema: Rechtsanwalt Raphael Lugowski, Computer und Arbeit 8-9 2023, 32. Jahrgang, Das gilt für die Mitbestimmung beim HinSchG, S. 24 bis 26.

Wesentliche Inhalte Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz geht auf die Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union zurück. Das Ziel ist klar: Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnisse über Verstöße erlangt haben, sollen geschützt werden, wenn sie diese melden. Geschützt sind grundsätzlich hinweisgebende Personen (weit gefasst):

• Arbeitnehmer
• Bewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
• In Heimarbeit Beschäftigte
• Auszubildende
• Beamte
• Richter
• Soldaten
• Arbeitnehmerähnliche Personen
• Selbständige und Freiberufler

Darüber hinaus dient das HinSchG auch dem Schutz der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie sonstiger betroffener Personen.

Pflicht des Arbeitgebers: Einrichtung einer internen Meldestelle

Arbeitgeber haben nach § 12 HinSchG die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten, an die sich Beschäftigte wenden können. Diese Pflicht gilt für Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 Arbeitnehmern. Der Arbeitgeber hat die Wahl, ob sie die Meldestelle intern mit eigenen Arbeitnehmern organisieren oder einen Dritten beauftragen. In der Praxis wird nicht selten der interne oder externe Datenschutzbeauftragte als Verantwortlicher bestimmt. Wichtig ist, dass die entsprechende Personen über die erforderliche Fachkunde verfügen.

In jedem Fall sind die beauftragten Personen bei Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen zwar andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Allerdings darf es keine Interessenkollisionen geben.

Den Meldestellen sind folgende Aufgaben übertragen:

• Betreiben der Meldekanäle nach § 16 HinSchG
• Durchführung des Verfahrens bei internen Meldungen gemäß § 17 HinSchG
• Ergreifen von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG

Weitere Pflicht: Einrichtung von Meldekanälen

Die Einrichtung von Meldekanälen ist erforderlich, damit Beschäftigte eine Meldung über einen Verstoß abgeben können. Entsprechend besteht nach § 16 HinSchG die Pflicht von Arbeitgebern, Meldekanäle zu schaffen. Dabei gilt die Maßgabe, dass auch die Abgabe anonymer Meldungen möglich sein soll. Verpflichtend ist das indes nicht.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur die zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Die Meldekanäle müssen Meldungen in Textform oder in mündlicher Form (per Telefon, Sprachübermittlungs-Software etc.) ermöglichen. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss außerdem auch eine persönliche Zusammenkunft möglich sein.

Gegenstand von Meldungen: Verstöße

Gegenstand einer Meldung sind Verstöße, die hinweisgebende Personen zur Kenntnis genommen haben. Welche Verstöße Gegenstand einer Meldung sein können, ist im Einzelnen in § 2 HinSchG beschrieben. Es ist ein ziemlicher langer Katalog an Verstößen, die dort bezeichnet sind. Zu den wichtigsten Verstößen zählen solche, die strafbewährt sind. Aber auch bußgeldbewährte Verstöße sind meldefähig, soweit es um den Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder den Schutz der Rechte von Beschäftigten geht.

Eingang einer Meldung: So geht es weiter

Nachdem eine Meldung eingegangen ist, muss die interne Meldestelle bestimmte Aufgaben erfüllen und Prozesse in die Wege leiten. Dazu gehört insbesondere:

• Eingangsbestätigung spätestens nach 7 Tagen
• Prüfung, ob ein Verstoß vorliegt
• Kommunikation und Korrespondenz mit der hinweisgebenden Person
• Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung
• Anforderung von weiteren Informationen
• Einleitung von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung

Interessant sind die Folgemaßnahmen, die die interne Meldestelle im Fall einer Meldung zu ergreifen hat. Dazu gehören natürlich weitere interne Untersuchungen sowie die Kontaktaufnahme mit der betroffenen Person. Es ist aber auch gut möglich, dass die interne Meldestelle den Hinweisgeber an andere zuständige Stellen verweisen oder das Verfahren aus Mangel an Beweisen einstellen muss. Denkbare Maßnahmen sind außerdem die Abgabe des Verfahrens an den Arbeitgeber zwecks weiterer Untersuchungen oder an eine zuständige Behörde.

Schutz von Hinweisgebern (Arbeitnehmern)

Aus Sicht von Arbeitnehmern, die eine Meldung abgeben möchten, ist natürlich ihr Schutz am wichtigsten. Deshalb gibt es im Hinweisgeberschutzgesetz an zahlreichen Stellen hinweisgeberschützende Bestimmungen.

Doch zunächst einmal: Auf den Schutz kann sich nur berufen, wer

• tatsächlich eine Meldung erstattet hat,
• zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen,
• die Informationen unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen.

Wie genau sind hinweisgebende Personen geschützt? Hier eine Übersicht:

• Beschaffungsschutz: Hinweisgebende Personen dürfen rechtlich nicht belangt werden, nur weil sie Informationen beschafft haben, die einen Verstoß belegen. Ausnahme: Die Informationsbeschaffung ist eine Straftat.
• Schutz vor Repressalien: Es ist verboten, gegen hinweisgebende Personen Repressalien zu ergreifen. Auch Androhungen sind unzulässig.
• Beweislastumkehr: Bei einer Benachteiligung im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit wird vermutet, dass diese auf eine Meldung zurückgeht. Der Arbeitgeber muss dann im Prozess beweisen, dass kein Zusammenhang besteht und die Benachteiligung aus anderen Gründen gerechtfertigt ist.
• Schadensersatz: Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot sind Arbeitgeber zum Schadensersatz verpflichtet.
• Bußgeld: Repressalien stellen einen bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeit dar.

Auch das Thema Vertraulichkeit spielt im Hinweisgeberschutzgesetz eine wichtige Rolle. Nach § 8 HinSchG haben Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen zu wahren. Das gilt auch für die Personen, die Gegenstand einer Meldung sind. In § 9 HinSchG sind Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot geregelt.

Mitbestimmung Betriebsrat Hinweisgeberschutz / Hinweisgebersysteme

Die Einführung einer Meldestelle sowie von Meldekanälen (das „Ob“) ist mitbestimmungsfrei. Arbeitgeber sind bereits nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, diese Instanzen einzurichten. Umstritten ist allerdings, ob der Betriebsrat bei der Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzes im Betrieb ein Mitbestimmungsrecht hat.

Teilweise wird ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzes bzw. Hinweisgebersystems abgelehnt (so etwa Zimmer/Millfahrt, BB 2023, 1269). Ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung und Verhalten im Betrieb) sei nicht gegeben. Im Fall der elektronischen Ausgestaltung der Meldestelle sei auch die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nicht einschlägig. Diese Einschätzung teilen wir nicht.

Mitbestimmungsrecht Hinweisgeberschutz nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG

Die Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzes ist nach unserer Ansicht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Denn es geht hier um Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens von Arbeitnehmern im Betrieb. Arbeitgeber werden bei der Einrichtung von Meldestelle und Meldekanälen zwangsläufig Regeln aufstellen, die sich auf das Zusammenleben und Zusammenwirken von Arbeitnehmern beziehen. Sie werden daher nicht die Arbeitspflicht von Arbeitnehmern konkretisieren, sondern allgemeinverbindliche Verhaltensregeln zum Umgang mit Verstößen und der Nutzung von Meldestelle und Meldekanälen statuieren.

Insbesondere sind folgende Punkte zu beachten und konkretisierungsbedürftig:

• Arbeitgeber sollen Anreize für die bevorzugte Nutzung der internen Meldestelle schaffen
• Sollen die Meldekanäle elektronisch oder nicht-elektronisch beschaffen sein?
• Sollen Meldungen in mündlicher Form (Telefon oder Sprachnachricht), in schriftlicher Form oder sowohl als auch möglich sein?
• Wenn ein Arbeitnehmer eine persönliche Meldung wünscht: Wie genau sind hier die Abläufe?
• Wie soll die Vertraulichkeit einer Meldung gewahrt werden?
• Auf welche Weise sollen Arbeitnehmer mit der Meldestelle die Kommunikation und Korrespondenz pflegen?
• Wie werden Meldungen dokumentiert?
• Wie werden eingegangene Meldungen konkret weiterbearbeitet?

Dem Arbeitgeber verbleiben bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes also erhebliche Handlungsspielräume. Insofern ist die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG gegeben, wenn es um die Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzes im Betrieb geht. Es kommt dabei auch nicht drauf an, ob Arbeitgeber eine über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehende Meldepflicht etablieren (so auch Fecker/Schrodi, BB 2023, 2229, 2231). Ebenso wenig spielt es eine Rolle, ob der Arbeitgeber das Meldesystem unternehmensintern betreibt oder durch einen Dritten.

Mitbestimmung bei Hinweisgebersystemen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Unserer Einschätzung nach dürfte auch die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG eröffnet sein, wenn der Arbeitgeber die Meldekanäle elektronisch ausgestaltet. Das dürfte (das zeigt auch unsere Erfahrung) der Regelfall sein. Bei elektronischen Meldekanälen liegt eine technische Einrichtung vor, die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle in der Lage ist.

Der Argumentation, dass bereits keine Überwachung vorliegen würde, ist nicht zu folgen (so aber Zimmer/Millfahrt, BB 2023, 1269). Es wird argumentiert, dass keine Datenerhebung durch eine technische Einrichtung vorliege, weil die Sammlung von Daten durch die hinweisgebende Person erfolge. Ferner überzeugt es auch nicht, dass keine mitbestimmungsrechtlich relevante Speicherung von Daten vorliegen soll, da es an der eigenständigen Überwachungswirkung fehlen würde.

Es ist ausreichend für die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, dass Leistungs- oder Verhaltensdaten manuell eingegeben und von der technischen Einrichtung weiterverwertet werden. Es ist nicht erforderlich, dass diese durch die technische Einrichtung selbst und autonom erstellt werden. Ungeachtet ist es naheliegend, dass die einmal eingegebenen Daten (automatisiert) weiterverarbeitet werden. Deshalb läge bei elektronischer Ausgestaltung des Meldesystems auch die von der Rechtsprechung verlangte eigenständige Kontrollwirkung des elektronischen Hinweisgebermeldesystems vor. Im Regelfall wird es zudem möglich sein, die abgegebenen Meldungen zurückzuverfolgen (Telefonanschluss, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Endgerät etc.).

Außerdem ist es gut möglich, dass ein solches System auch über Such-, Abgleichungs-, Auswertungs- und Analysefunktionen verfügt. Damit wäre die Mitbestimmung des Betriebsrats beim Hinweisgeberschutz erst recht eröffnet. Nicht zu vernachlässigen sind auch etwaige bestehende Verknüpfungsmöglichkeiten der Verhaltensdaten.

Alles in allem ist es daher überzeugend, ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einrichtung einer elektronischen Meldestelle zu bejahen. Zwischenzeitlich haben sich auch weitere Juristen dieser Einschätzung angeschlossen.

Weitere Rechte des Betriebsrats beim Hinweisgeberschutz / Hinweisgebersystem

Neben den Mitbestimmungsrechte könnten dem Betriebsrat noch weitere Beteiligungsrechte zustehen. Bei einer unternehmensinternen Umsetzung der Meldestelle mit eigenen Arbeitnehmern liegt eine Versetzung nach § 99 BetrVG nahe. Für eine solche Versetzung würde der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrates benötigen.

Sollten Arbeitgeber Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter der Meldestelle vorsehen, würden die Beteiligungsrechte des Betriebsrates bei der betrieblichen Berufsbildung gemäß §§ 96 bis 98 BetrVG greifen.

Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz – Das sollte drin sein

Der Betriebsrat hat also bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte. Die Umsetzung der Mitbestimmung erfolgt über den Abschluss einer Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz.

In einer solchen Betriebsvereinbarung sollten die Betriebsparteien die Modalitäten der Meldekanäle und -prozesse im Einzelnen regeln. Aus Betriebsratssicht ist es wichtig, den Schutz von Beschäftigten im Zusammenhang mit einer Meldung zu konkretisieren. Hinweisgebende sowie die von einer Meldung betroffene Beschäftigte bedürfen gleichermaßen des Schutzes vor Repressalien bzw. Denunziationen.

Wichtige Regelungen in einer Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz

Eine Betriebsvereinbarung zur Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzes sollte auf die wesentlichen Gesichtspunkte eingehen, die regelmäßig einer Ausgestaltung bedürfen. Folgende rechtliche Aspekte sollten in einer solchen Betriebsvereinbarung typischerweise enthalten sein (beispielhaft):

• Begriffsbestimmungen und mögliche Gegenstände einer Meldung
• Interner oder externer Betrieb (Dritte) der Meldestelle
• Personelle Ausstattung der Meldestelle
• Konkretisierung der einzurichtenden Meldekanäle
• Möglichkeit von anonymen Meldungen
• Verhaltenspflichten bei Erstattung einer Meldung
• Prozessbeschreibung für die Abgabe einer Meldung
• Bestimmungen zum Schutz von meldenden Beschäftigten
• Bestimmungen zum Schutz von betroffenen Beschäftigten
• Qualifizierungsmaßnahmen bei unternehmensinterner Meldestelle
• Maßgaben zur Konkretisierung der Vertraulichkeit einer Meldung
• Grundsätzlicher Ausschluss einer Verhaltenskontrolle (Auswertungen, Analysen, Rückverfolgung etc.)
• Datenschutzrechtliche Vorgaben (Datenschutz-Folgenabschätzung, Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung, Löschkonzept etc.)
• Rechte des Betriebsrats (Information, beteiligungsrelevante Meldungen, Änderungen)

All das sind Regelungskomplexe, die in jede Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz integriert sein sollten. Daneben gibt es noch zahlreiche andere Themen, die in einer BV Hinweisgeberschutz geregelt werden können.

Diese Alternativen haben Arbeitnehmer bei Verstößen

Wenn Beschäftigte einen Verstoß festgestellt haben, ist die Meldung an die interne Meldestelle nicht die einzige Möglichkeit, die ihnen bleibt. Nach § 7 Abs. 1 HinSchG haben Beschäftigte ein Wahlrecht, ob sie sich an die interne oder die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz wenden. Die externe Meldestelle können Beschäftigte über folgenden Link erreichen:

https://formulare.bfj.bund.de/ffw/form/display.do?%24context=A5444A4639B5B1E9B043

Arbeitnehmer können sich an die externe Meldestelle auch dann noch wenden, wenn sie zuvor bereits eine Meldung an die interne Meldestelle erstattet haben.

Daneben bleibt es den Beschäftigten unbenommen, gegen sie gerichtete rechtswidrige Maßnahmen auch mit den nach dem Betriebsverfassungsgesetz gegebenen Möglichkeiten vorzugehen. Nach §§ 84, 85 BetrVG haben Arbeitnehmer das Recht, bei Benachteiligungen, ungerechten Behandlungen oder sonstigen Beeinträchtigungen eine Beschwerde beim Arbeitgeber oder Betriebsrat einzulegen. Auch das könnte in einer Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutz klarstellend geregelt werden.

Die Betriebsparteien würden dann prüfen, ob die Beschwerde berechtigt ist und auf welche Weise ihr abgeholfen werden soll. Für den Fall, dass es hierzu keine Einigung geben sollte, haben Arbeitgeber und Betriebsrat das Recht, die Einigungsstelle anzurufen.

Fazit zur BV Hinweisgeberschutzgesetz / BV Hinweisgebersystem

Der Betriebsrat hat zwar bei der Einführung einer Meldestelle und von Meldekanälen („Ob“) kein Mitbestimmungsrecht, dafür aber sehr wohl bei der Ausgestaltung („Wie“). Die Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes berührt einerseits das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, da die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes dem Arbeitgeber Handlungsspielräume überlässt. Diese werden Arbeitgeber mit allgemeinverbindlichen Verhaltensregeln ausfüllen müssen, was mitbestimmungspflichtig ist.

Zum anderen wird die Umsetzung der Meldestellen und Meldekanäle häufig über IT-Systeme erfolgen, sodass das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift. Durch die elektronische Umsetzung werden auch neue Überwachungspotenziale eröffnet, sodass der Betriebsrat bei Art und Umfang der Verhaltenskontrolle mitzubestimmen hat.

Der Betriebsrat sollte bei einer Betriebsvereinbarung Hinweisgeberschutzgesetz insbesondere darauf achten, dass hinweisgebende Beschäftigte und die von einer Meldung betroffenen Beschäftigten hinreichend geschützt sind. Verhaltenskontrollen sollten im Grundsatz ausgeschlossen sein. Die Vertraulichkeit sollte gewährleistet und datenschutzrechtliche Kernfragen sollten geregelt sein. Nicht zuletzt sollten sich eventuell auch Bestimmungen zur Qualifizierung der Personen in der internen Meldestelle wiederfinden.