Anspruch des Betriebsrats auf sachverständige Berater bei IT-Systemen

In vielen Fällen hat der Betriebsrat einen Anspruch auf Hinzuziehung eines Sachverständigen. Wenn dem Betriebsrat die erforderliche Sachkunde zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Mitbestimmungsrechte fehlt, kann er sich Unterstützung ins Boot holen. Bei einer größeren, mit einem Personalabbau verbundenen Umstrukturierung liegt ein solcher Anspruch auf der Hand. Denn eine Betriebsänderung ist in vielerlei Hinsicht kompliziert und erfordert zusätzlichen Sachverstand. Doch wie ist die Rechtslage bei der Einführung von IT-Systemen zu beurteilen? Dieser Beitrag beleuchtet, ob dem Betriebsrat auch im Rahmen der Mitbestimmung bei IT-Systemen das Recht zusteht, einen sachverständigen Berater hinzuzuziehen.

Ihre juristischen und technischen Sachverständigen

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Office 365, Workday oder Successfactors. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen – so auch zu Office 365.

Rechtliche Ausgangslage: Hinzuziehung sachverständiger Berater

Der Betriebsrat ist nicht frei darin, bei welchen Sachverhalten und Konstellationen er einen Sachverständigen hinzuzieht. Vielmehr muss er stets vor Hinzuziehung eines sachverständigen Beraters prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Maßgebliche Vorschrift ist insofern § 80 Abs. 3 BetrVG. Danach kann der Betriebsrat bei der Durchführung seiner Aufgaben nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber Sachverständige hinzuziehen, soweit dies zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist.

Basierend darauf muss der Betriebsrat in einem ersten Schritt prüfen, ob überhaupt eine Betriebsratsaufgabe vorliegt. Im Kontext von IT-Systemen bedeutet dies zum Beispiel, dass das Gremium, bzw. sofern vorhanden ein IT-Ausschuss, prüfen muss, ob der Arbeitgeber

• die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen plant,
• die dazu bestimmt sind,
• das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Im Zusammenhang mit der Einführung von IT-Systemen sind aber auch weitere Beteiligungsrechte denkbar, wie etwa jene aus § 90 BetrVG oder §§ 96-98 BetrVG. In jedem Fall muss insofern eine Betriebsratsaufgabe vorliegen, die sich etwa auf die Auswertung von Informationen, die Beratung mit dem Arbeitgeber oder die Mitbestimmung bezieht.

Sollte der Arbeitgeber das Bestehen eines Mitbestimmungsrechts des Betriebsrats in Abrede stellen, kann der Betriebsrat nicht unmittelbar einen Sachverständigen hinzuziehen. In einer solchen Situation ist die Arbeitnehmervertretung gehalten, zunächst das Bestehen und Umfang von Beteiligungsrechten klären zu lassen. Dazu kann auch ein Anwalt eingeschaltet werden, deren Kosten der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 1 BetrVG zu tragen hätte. Vorher liegt keine Konstellation vor, die es erforderlich machen würde, fehlende Sach- oder Fachkunde des Betriebsrats zu ergänzen.

Streitpunkt: Erforderlichkeit der Beauftragung Sachverständiger

Wenn zwischen den Betriebsparteien kein Streit über das Bestehen eines Mitbestimmungsrechts besteht, was im Fall von IT-Systemen der Regelfall sein sollte, so schließt sich unmittelbar die Kernprüfung an. Der Betriebsrat ist gehalten zu prüfen, ob die Hinzuziehung von Sachverständigen für die ordnungsgemäße Durchführung seiner Aufgaben erforderlich ist.

An dem Kriterium der Erforderlichkeit entzündet sich im Zuge der Mitbestimmung bei IT-Systemen regelmäßig ein Konflikt zwischen den Betriebsparteien. Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitgeber die Erforderlichkeit anzweifeln und ihre Zustimmung zur Hinzuziehung von Sachverständigen verweigern. Auf diese ist der Betriebsrat aber angewiesen, denn im Gesetz steht: „Nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber“ kann der Betriebsrat Sachverständige hinzuziehen. Die Arbeitnehmervertretung ist also von dem Arbeitgeber abhängig. Dies führt zu der Frage, wann der Arbeitgeber nun genau die Zustimmung verwehren kann bzw. wonach sich die Erforderlichkeit bestimmt.

Die Rechtsprechung sieht die Erforderlichkeit unter den folgenden Voraussetzungen als gegeben an:

• Dem Betriebsrat fehlen Fachkenntnisse zur sachgerechten Beurteilung konkreter Fragen, deren Beantwortung erforderlich ist, damit der Betriebsrat seine betriebsverfassungsrechtliche Aufgabe ordnungsgemäß erfüllen kann.
• Die Hinzuziehung richtet sich darauf, dem Betriebsrat die fehlenden Kenntnisse zu vermitteln, die er zu ordnungsgemäßen Aufgabenwahrnehmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz benötigt.
• Der Betriebsrat hat alle innerbetrieblichen Erkenntnisquellen ausgeschöpft, um sich das notwendige Fachwissen anzueignen.
• Das Gremium hat sich gestützt auf § 80 Abs. 2 BetrVG an den Arbeitgeber gerichtet und noch fehlende Informationen angefordert.

vgl. BAG, Beschluss vom 16.11.2005 – 7 ABR 12/05

Daraus wird ersichtlich, dass die Hinzuziehung eines Sachverständigen dann nicht erforderlich ist, wenn der Betriebsrat noch nicht alle verfügbaren innerbetrieblichen Erkenntnisquellen ausgeschöpft ist. Die Aufgabe eines Sachverständige könne nicht darin bestehen, dem Betriebsrat fehlende Kenntnisse in bestimmten Angelegenheiten generell oder auf Vorrat zu vermitteln. Erst wenn auch nach Ausschöpfung der verfügbaren Erkenntnisquellen notwendigen Wissen fehlt, kann der Betriebsrat einen Sachverständigen hinzuziehen.

Erforderlichkeit von Sachverständigen bei IT-Systemen

Die gleichen rechtlichen Grundsätze sind auch auf die Hinzuziehung von Sachverständigen bei IT-Systemen zu übertragen. In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass der Betriebsrat bei Einführung und Anwendung von EDV-Systemen wegen der Schwierigkeit der Materie bei der Ausübung seiner Informations-, Mitbestimmungs- und Kontrollrechte die Unterstützung von Sachverständigen in Anspruch nehmen kann, wenn er im jeweiligen Einzelfall nicht ohne fachkundigen Rat auskommen kann.
BAG, Beschluss vom 04.06.1987 – 6 ABR 63/85

Zur Kategorie der komplexen IT-Systeme gehören insbesondere:

• SAP Successfactors
• SAP S4/HANA
• Workday
• Office 365
• Cornerstone
• Salesforce

Doch auch hier muss der Betriebsrat zunächst alle innerbetrieblichen Erkenntnisquellen ausschöpfen, bevor er auf Sachverstand zurückgreifen kann. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat umfassend unterrichtet haben. Der Arbeitnehmervertretung sei aufgrund der Pflicht zur Kostenbegrenzung zuzumuten, beim Arbeitgeber weitere Einzelauskünfte und Einzelerklärungen einzuholen, um dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu genügen. Nur wenn der Betriebsrat insofern seiner Obliegenheit genügt hat, kann nach Meinung der Rechtsprechung die Frage beurteilt werden, ob er zum Verständnis der gegebenen Informationen im konkreten Einzelfall weitere Kenntnisse und Erfahrungen benötigt, die er selbst nicht besitzt.

Zu den Informationen, die der Betriebsrat vorher abzufragen hat, gehören insbesondere:

• Funktions- und Arbeitsweise des IT-Systems,
• betrieblich bestimmte Arbeitsaufgabe,
• erfasste personenbezogene und personenbeziehbare Daten von Arbeitnehmern bzw. einer Gruppe von Arbeitnehmern,
• Zweck der Erhebung personenbezogener Daten und
• Daten, die eine Verhaltens- und Leistungskontrolle ermöglichen.

IT-Sachverstand häufig vorhanden, juristischer Sachverstand nicht

Die Maßgaben des Bundesarbeitsgerichts zur Erforderlichkeit verdeutlichen, dass die Hinzuziehung von Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 BetrVG rechtlich nicht ohne Weiteres möglich ist. Die Tatsache, dass Arbeitgeber Betriebsräten in der weit überwiegenden Zahl von Fällen bei der Einführung von IT-Systemen die Hinzuziehung von Beratern gewähren, darf nicht zu dem Trugschluss führen, die Einschaltung von Sachverständigen sei im Fall von IT-Systemen unproblematisch möglich. Immer dann, wenn der Arbeitgeber sich einer einvernehmlichen Regelung verweigert, ist der Betriebsrat im Begründungszwang. Er muss im Einzelnen darlegen, dass er tatsächlich alle verfügbaren innerbetrieblichen Erkenntnisquellen ausgeschöpft hat und gleichwohl die notwendige Sach- und Fachkunde zur Wahrnehmung der Beteiligungsrechte fehlt.

Angesichts der strengen Rechtsprechung ist zu hinterfragen, ob es bei der Einführung von IT-Systemen überhaupt Raum für die Beauftragung von Sachverständigen gibt. Hier ist zu differenzieren: Soweit es um technische Fragen betreffend die Funktions- und Arbeitsweise des jeweiligen IT-Systems geht, werden in einigen Fällen ausreichend innerbetriebliche Erkenntnisquellen vorhanden sein. Zahlreiche Unternehmen verfügen über fachkundige IT-Mitarbeiter, auf die sie den Betriebsrat bei konkreten Einzelfragen verweisen können. Und trotzdem ist auch in diesen Fällen bei komplexen Systemen die Erforderlichkeit von zusätzlichem IT-Sachverstand nicht ausgeschlossen. Hier muss stets eine Betrachtung im Einzelfall erfolgen.

Während IT-Sachverstand im Betrieb häufig verfügbar sein dürfte, sieht dies hinsichtlich des juristischen Sachverstandes anders aus. Die Rechtsprechung hat ausdrücklich bestätigt, dass ein Rechtsanwalt ebenfalls Sachverständiger im Sinne von § 80 Abs. 3 BetrVG sein kann. Dies setzt allerdings voraus, dass er dem Betriebsrat spezielle Rechtskenntnisse vermittelt, die er in der konkreten Situation zur Aufgabenerfüllung benötigt.
BAG, Beschluss vom 25.06.2014 – 7 ABR 70/12

*Update* Betriebsrätemodernisierungsgesetz: IT-Sachverstand gilt danach als „erforderlich“

Zuletzt hat die Bundesregierung das Betriebsrätemodernisierungsgesetz auf den Weg gebracht. Neben Erleichterungen bei der Gründung von Betriebsräten, die durch einen besseren Schutz der Wahlinitiatoren flankiert werden, sowie der Ausweitung der Mitbestimmung im Bereich der mobilen Arbeit enthält es noch eine weitere relevante Neuerung. Dem Betriebsrat soll danach durch eine Anreicherung des § 80 Abs. 3 BetrVG zukünftig die Hinzuziehung eines IT-Sachverständigen deutlich einfacher möglich sein:

Muss der Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt insoweit die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Gleiches gilt, wenn sich Arbeitgeber und Betriebsrat auf einen ständigen Sachverständigen in Angelegenheiten nach Satz 2 einigen.

Der einfachere Zugriff auf technischen Sachverstand soll den Betriebsrat in die Lage versetzen, komplexe informationstechnische Zusammenhänge zu verstehen, zu bewerten und mitzugestalten. Damit will die Regierung (vorprogrammierten) Streit über die Erforderlichkeit von externem Sachverstand hinfällig machen. Die Betriebsparteien müssten sich dann nur noch über die Person und die Kosten eines Sachverständigen einigen, während die Erforderlichkeit von vornherein feststünde. Alternativ wäre es nach dem Regierungsentwurf auch möglich, sich mit dem Arbeitgeber auf einen ständigen Sachverständigen zu einigen.

Die Initiative der Bundesregierung ist aus Betriebsratssicht begrüßenswert. In unserer Beratungspraxis sahen wir uns des Öfteren mit Arbeitgebermeinungen konfrontiert, die die Erforderlichkeit von technischem Sachverstand trotz höchster Komplexität ablehnten.

Wissensdefizit: Spezielle Rechtskenntnisse bei IT-Systemen erforderlich

Spezielle Rechtskenntnisse kann der Betriebsrat bei der Mitbestimmung von IT-Systemen in der Regel nicht innerbetrieblich organisieren. Es handelt sich hier vor allem um Kenntnisse der

• Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes sowie des Betriebsverfassungsgesetzes
• rechtmäßigen Erhebung von personenbezogenen Daten
• zulässigen Reichweite von Leistungs- und Verhaltenskontrollen unter Berücksichtigung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts,
• Struktur und Abfolge des Mitbestimmungsprozesses bei IT-Systemen
• Reichweite von Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechten sowie
• sinnvollen Regelung und Gestaltung von IT-Betriebsvereinbarungen, insbesondere bei modular aufgebauten Systemen.

Der Arbeitgeber darf Betriebsräte nicht auf Schulungsveranstaltungen verweisen, damit sie sich das insofern fehlende juristische Wissen selbst aneignen. Wenn aber Mitglieder des Betriebsrats entsprechende Schulungen besucht und Spezialkenntnisse erworben haben, kann dies ein Anknüpfungspunkt dahingehend sein, die Erforderlichkeit weitergehender sachverständiger Beratung zu verneinen. Gleiches gilt bei einem gegebenen Zugang zu Fachliteratur, insbesondere wenn ein Zugang zu juristischen Datenbanken vorliegt.

Auf der anderen Seite ist vor allem bei der Einführung von größeren IT-Systemen die Erfassung und Bewältigung aller rechtlichen Themen und die Beantwortung der sich stellenden rechtlichen Fragen im Regelfall selbst für auf Arbeits- und Datenschutzrecht spezialisierte Anwälte nicht trivial. Neben Spezialkenntnissen ist zur sinnvollen Bewältigung der rechtlichen Themen auch eine breite Erfahrung notwendig. Dies gilt erst recht für die Evaluation oder Gestaltung einer rechtlich ordnungsgemäßen IT-Betriebsvereinbarung. Häufig sind sogar mehrere Regelungsebenenen bei einer prozessorientierten Betrachtung erforderlich.

Erfahrungen als Sachverständige bei Einführung von IT-Systemen

In unserer Beratungspraxis ist ein Streit über die Erforderlichkeit der Hinzuziehung von Sachverständigen selten. Wir werden regelmäßig von größeren Gremien beauftragt, die bei der Einführung von größeren IT-Systemen einen stetigen Beratungsbedarf haben. Gerade bei umfangreichen und komplexen IT-Systemen kann mit der Einführung eine Betriebsänderung nach § 111 Satz 3 Nr. 4 und 5 BetrVG verbunden sein. In diesen Fällen ist aufgrund der gegebenen rechtlichen Komplexität – es müssen Interessenausgleich und ggf. Sozialplan verhandelt werden – die Hinzuziehung von sachverständigen Beratern im Regelfall erforderlich.

Anders sieht es hingegen aus, wenn wir für kleinere Gremien tätig werden sollen. In diesem Umfeld beobachten wir immer wieder, dass es an einer professionell-sachlichen Zusammenarbeit zwischen den Betriebsparteien mangelt. Wenn der Betriebsrat von dem Arbeitgeber als eine Art „Gegenspieler“ wahrgenommen wird, ist Streit über alle denkbaren Themen vorprogrammiert – die Hinzuziehung von Sachverständigen bei IT-Systemen eingeschlossen. Wir erkennen durchaus das Bemühen der Betriebsräte, eine sachlich-konstruktive Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber zu pflegen. Gerade in kleineren, inhabergeführten oder gemeinnützigen Unternehmen haben Betriebsräte leider keinen einfachen Stand.

Bei solchen belasteten Beziehungen hilft nur der Dialog. Aber natürlich ist der Betriebsrat gehalten, seine Rechte im Streitfall auch im Beschlussverfahren vor dem Arbeitsgericht durchzusetzen. Ein erfolgreiches gerichtliches Verfahren kann sogar deeskalierend wirken, da von einer unabhängigen Instanz das rechtswidrige Verhalten des Arbeitgebers offiziell festgestellt wird. Wir stehen Betriebsräten derweil auch in problematischen Verhältnissen bei und helfen ihm, seine Funktion im Betrieb ordnungsgemäß wahrzunehmen.

Fazit zur Hinzuziehung von Sachverständigen bei IT-Systemen

Die Hinzuziehung von Sachverständigen bei der Einführung von IT-Systemen darf nicht reflexartig erfolgen. Vor allem dann, wenn das Verhältnis mit dem Arbeitgeber angespannt ist, sollte die Beauftragung eines sachverständigen Beraters Hand und Fuß haben. Das ist insofern problematisch, als die Rechtsprechung strenge Anforderungen an die Hinzuziehung von Sachverständigen stellt.

Vor der Hinzuziehung muss der Betriebsrat zunächst einmal prüfen, ob überhaupt eine Betriebsratsaufgabe vorliegt, bei der er mitzubestimmen hat. In einem zweiten Schritt ist die Erforderlichkeit der Hinzuziehung zu klären. Dies meint, dass der Betriebsrat auf sachverständige Unterstützung angewiesen sein muss, um seine Aufgaben ordnungsgemäß wahrzunehmen. An der Erforderlichkeit fehlt es insbesondere, wenn der Betriebsrat noch nicht alle notwendigen Informationen beim Arbeitgeber abgefragt hat. Dabei ist auch auch zu konkreten Nachfragen im Einzelfall verpflichtet, wenn noch Fragen offen sein sollten. Grundsätzlich muss der Betriebsrat vor der Beauftragung alle innerbetrieblichen Erkenntnisquellen ausgeschöpft haben. Dazu gehören auch Literatur und Datenbanken.

Bei Vorhandensein einer IT-Abteilung wird es im Einzelfall an der Erforderlichkeit zur Hinzuziehung von IT-Sachverstand fehlen. Hier kann der Betriebsrat durch Rückfragen bei den entsprechenden Mitarbeitern zu der noch fehlenden Information gelangen. Das Betriebsrätemodernisierungsgesetz wird den Betriebsräten aber mehr rechte vermitteln.

Eine andere Betrachtung dürfte indes bei juristischem Sachverstand geboten sein. Bedingt durch die rechtliche Komplexität von IT-Systemen, deren Regelung in IT-Betriebsvereinbarungen weitreichende arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Kenntnisse sowie Erfahrungen hinsichtlich Methodik, Struktur und Gestaltung erfordern, wird die Inanspruchnahme von juristischem Sachverstand im Regelfall als erforderlich anzusehen sein.