Betriebsvereinbarung Workday: Tipps für den Betriebsrat

Vor allem mittlere und größere Unternehmen mit einer Konzernmutter in den Vereinigten Staaten greifen mit zunehmender Beliebtheit auf das Personalmanagementsystem Workday zurück. In der Regel sind in solchen Unternehmen Betriebsräte eingerichtet, sodass die Betriebsparteien vor der Einführung eine Betriebsvereinbarung Workday verhandeln müssen. Das gestaltet sich aus jedoch aufgrund der zahlreichen Modulen, Funktionen und den Möglichkeiten des Systems nicht einfach. Hinzu kommt, dass der Arbeitgeber häufig zeitlichen Druck hat und deshalb auf die Einführung des Systems drängt. Die Zeit ist damit knapp und die Beteiligung erfolgt nicht selten ohne Systematik.

Dieser Beitrag zeigt auf, worauf der Betriebsrat bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung Workday achten muss.

Im Überblick: Alles Wichtige zur Betriebsvereinbarung Workday

  • Workday ist eine cloudbasierte Personalmanagementsoftware, die modular aufgebaut ist.
  • Module wie das Talentmanagement vermitteln dem Unternehmen umfangreiche Daten über die Beschäftigten. Diese können sodann Grundlage für weitergehende Vergütungsentscheidungen sein.
  • Das Analysepotenzial von Workday ist durch die zahlreichen möglichen Auswertungen beträchtlich.
  • Deshalb berührt die Einführung von Workday je nach Modul zahlreiche „harte“ Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Allen voran ist an die Rechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sowie § 87 Abs. 1 Nr. 10 und 11 BetrVG zu denken.
  • Bei einer Betriebsvereinbarung Workday sollte der Betriebsrat seinen Blick jedoch nicht nur auf den Beschäftigtendatenschutz und die Leistungs- und Verhaltenskontrolle beschränken.
  • Aufgrund des modularen Aufbaus und der Dynamik von Workday bietet sich zur Systematisierung der Mitbestimmung an, eine Rahmenbetriebsvereinbarung bzw. eine Prozessvereinbarung abzuschließen.
  • Die einzelnen durch Workday betroffenen Mitbestimmungsthemen können dann im Weiteren gemäß einer konkreten Zeitplanung in separaten Einzelbetriebsvereinbarungen geregelt werden.

Das System Workday im Fokus

Bei Workday handelt es sich um ein cloudbasiertes Personalmanagementsystem. Das HR-System wird vor allem von mittelgroßen und großen Unternehmen genutzt. Demgegenüber greifen europäische Unternehmen eher auf das Konkurrenzprodukt SAP SuccessFactors zurück, ebenfalls eine cloudbasierte HCM-Software. Mit der Einführung von Workday verfolgen Unternehmen das Ziel der Vereinheitlichung und Bündelung von HR-Prozessen auf Konzernebene. Durch die Zentralisierung von HR-Funktionen ergibt sich zudem nicht nur ein Gewinn an interessanten Daten, die auch einen unternehmens- und länderübergreifenden Vergleich ermöglichen. Auch sind Konzerne dadurch in der Lage, die lokalen HR- und IT-Kosten zu reduzieren.

Der Anwendungsbereich von Workday reicht weit über die HR-Funktionen einer klassischen Personalsoftware hinaus. Während früher noch die HR-Standardprozesse wie die Stammdatenverwaltung, Einstellung/Versetzung, Gehaltsabrechnung oder die Zeiterfassung im Vordergrund standen, sind die Anforderungen im Laufe der Zeit deutlich gestiegen. Heutzutage muss eine moderne Personalmanagementsoftware weit mehr bieten, um konkurrenzfähig zu sein. Workday ist aus diesem Grund modular aufgebaut und deckt damit ein breites Spektrum an Diensten und Funktionen ab. Die Module von Workday im Überblick:

  • Personalmanagement: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Arbeitsplatzdaten
  • Personalanalyse: Analyse von Reports und Dashboards über die Belegschaft
  • Zeiterfassung- und Abwesenheitsmanagement: Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten, Beantragung von Urlaub, Überstunden
  • Audits und interne Kontrollen: Zusammenführung von Datensätzen für auditive Zwecke
  • Vergütung: Vergütungssystem, Vergütungsplanung, Vergütungspakete, Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung
  • Talentmanagement: Talentförderung, Talententwicklung, Beurteilungswesen, Karriereplanung, Nachfolgeplanung
  • Recruiting: Suche nach geeigneten internen und externen Kandidaten, Einstellungsprozess, Onboarding
  • Benefits: Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
  • Lernmodul: Lernmanagement, Weiterbildung, Schulungen, Trainings
  • Personalplanung: Strategische Personaleinsatzplanung, aktuelle Personalsituation, Personalbedarf, Finanzielle Auswirkungen von Personalentscheidungen
  • Entgeltabrechnung: Gehaltsabrechnungen

Der Mehrwert von Workday von Unternehmen besteht unter anderem darin, dass Entscheidungen auf Personalebene im System direkt unter Kostengesichtspunkten beurteilt werden können. Somit erfüllt Workday wichtige Teilfunktionen im Rahmen der Unternehmensführung. Zudem bieten die verfügbaren Auswertungen dem Unternehmen ein erhebliches Analysepotenzial hinsichtlich der Belegschaft.

Zwei Mal im Jahr erfolgt ein ein Release von Workday.

„Harte“ Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Workday

Die Verwendung von Workday berührt zahlreiche Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist hier als erstes zu nennen. Durch die zahlreichen Analyse- und Auswertungspotenziale ist Workday sogar unmittelbar zur Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle bestimmt. Die Aufgabe und Herausforderung des Betriebsrats besteht darin, die Beschäftigten vor einer zu weitreichenden Überwachung zu schützen. Zahlreiche der Workday-Module vermitteln Arbeitgebern umfangreiche Daten über die Beschäftigten, so zum Beispiel das Modul Talentmanagement. Dieses unterstützt Arbeitgeber bei der Beurteilung der Leistungen der Arbeitnehmer und versetzt ihn sogar in die Lage, die Leistungen mit dem Entgelt zu verknüpfen.

Des Weiteren können auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats aus § 87 Abs. 1 Nr. 10 und 11 BetrVG gegeben sein. Dies ist dann der Fall, wenn sich der Arbeitgeber entschließt, die Module Vergütung und Talentmanagement einzuführen. Hierdurch könnten neue Entlohnungsgrundsätze und -methoden in den Betrieb Einzug halten, sodass Fragen der betrieblichen Mitbestimmung betroffen sein könnten. Hinzu kommt, dass mit der Einführung des Vergütungsmoduls auch die leistungsbezogene Vergütung in der Regel auf ein neues Fundament gestellt wird.

Auch sollte der Betriebsrat im Rahmen der „harten“ Mitbestimmung bei Workday an § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG denken. Denn mit dem System Workday könnten allgemeine Urlaubsgrundsätze in den Betrieb über das Modul Zeiterfassung und Abwesenheit aufgestellt werden.

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Personalplanung, Beurteilungsgrundsätze, Auswahlrichtlinien mit Workday

Im Bereich des § 87 BetrVG steht dem Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht zu. Das bedeutet, der Arbeitgeber benötigt für die Einführung der jeweiligen Module die Zustimmung des Betriebsrats. Der Betriebsrat darf seine Perspektive aber nicht auf diese „harten“ Beteiligungsrechte beschränken. Nicht unwahrscheinlich ist, dass sich durch die Einführung von Workday die Arbeitsabläufe- und prozesse im HR-Bereich verändern, sodass der Betriebsrat gemäß § 90 BetrVG frühzeitig zu beteiligen ist. Auch betrifft Workday in erheblicher Weise die Personalplanung, da das System dem Arbeitgeber zum einen die aktuelle Personalsituation umfassend anzeigt, zum anderen aber auch detaillierte Informationen zum zukünftigen Personalbedarf und zur Einsatzplanung bereitstellt. Hierbei richtet sich die Beteiligung des Betriebsrats nach § 92 BetrVG.

Je nach Modul kommen noch weitere Beteiligungsrechte des Betriebsrats in Betracht. In § 94 BetrVG sind Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze geregelt und damit Themen, die von Workday im Rahmen der Personalplanung adressiert werden. Denken Sie zum Beispiel an die Bewertungsgrundsätze für Zielvereinbarungen, die im Modul Talentmanagement hinterlegt werden können. Auch § 95 BetrVGAuswahlrichtlinien – wird im Regelfall einschlägig sein und vermittelt dem Betriebsrat unter Umständen ein zwingendes Mitbestimmungsrecht.

Zu denken ist im Zusammenhang mit dem Lernmodul aber auch an die Rechte nach §§ 96 bis 98 BetrVG hinsichtlich der betrieblichen Berufsbildung. Workday ermöglicht dem Arbeitgeber, für jeden einzelnen Arbeitnehmer die Entwicklung nachzuvollziehen, zu analysieren und auf dieser Basis Maßnahmen der Berufsbildung zu veranlassen.

Tipps zur Betriebsvereinbarung Workday

Eine Sache sollten sich der Betriebsrat bewusst machen: Es gibt keinen 0815-Plan für das Vorgehen bei einer Betriebsvereinbarung Workday. Denn die Anforderungen unterscheiden sich je nach dem, welche Module der Arbeitgeber einführen will. Gleichwohl hat sich in der Praxis bewährt, bei der Verhandlung von Workday planvoll und systematisch vorzugehen. Bevor aber die Betriebsvereinbarung Workday verhandelt werden kann, ist zunächst der Arbeitgeber am Zug und muss dem Betriebsrat Informationen zur beabsichtigen Nutzung des Systems und der Module zur Verfügung stellen. Erst wenn der Arbeitgeber Klarheit über den benötigten Funktionsumfang und den gewünschten Einsatzbereich gewonnen hat, kann das Beteiligungsverfahren in die nächste Phase übergehen.

Da Workday über zahlreiche Module und Funktionalitäten verfügt, die vielfältige Beteiligungsrecht des Betriebsrats betreffen können, ist der Abschluss einer Rahmen- und Prozessvereinbarung Workday durchaus empfehlenswert. Häufig geht es nämlich nicht lediglich darum, dass die Themen der Mitbestimmung nunmehr durch das System Workday nachvollzogen werden sollen. Vielmehr werden im Zuge der Einführung von Workday die Möglichkeiten des Systems in mitbestimmungsrelevanter Weise fruchtbar gemacht. Dann aber muss der Betriebsrat von Neuem beteiligt werden. Dies kann dauern. Denken Sie beispielsweise an die Verhandlung über Beurteilungsgrundsätze, Entlohnungsmethoden oder Auswahlrichtlinien. Der Beteiligungsprozess erfordert Zeit, Workday kann in dieser Hinsicht keine Abkürzung sein.

Dementsprechend ist Workday nicht zuletzt aufgrund der entwicklungsbedingten Dynamik als ein Projekt zu denken. In einer Rahmenvereinbarung mit prozessbezogenen Inhalten wäre unter anderem Folgendes zu klären:

  • Einzuführende Module und Funktionen
  • Reihenfolge der Einführung
  • Zeitplanung des Arbeitgebers
  • Vorab: Inbetriebnahme Kernfunktionen Workday
  • Konkretisierung der Beteiligungsrechte des Betriebsrats
  • Implementierung eines effizienten Konfliktlösungsmechanismus
  • Bildung von Arbeitsgruppen für die Vorbereitung von Mitbestimmungsthemen

Im Übrigen sind in einer Rahmenbetriebsvereinbarung Workday weitere wichtige Inhalte zu verankern: Datenschutzrechtliche Maßgaben, Rollen- und Berechtigungskonzept, Löschkonzept, Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer etc. Hinsichtlich der einzelnen Module wäre es dann zur Verwirklichung der Mitbestimmung erforderlich, jeweils Einzelbetriebsvereinbarungen abzuschließen.

Fazit zur BV Workday

Aufgrund seines großen Funktionsumfangs stellt der Abschluss einer Betriebsvereinbarung Workday für den Betriebsrat eine durchaus große Herausforderung dar. Der Betriebsrat darf nicht den Fehler begehen, Workday ausschließlich als ein gewöhnliches IT-System zu begreifen und damit seinen Blickwinkel auf den Datenschutz verkürzen. Workday ist nämlich weit mehr als das und hat das Potenzial, mitbestimmungsrelevante Themen völlig umzugestalten.

Der Betriebsrat tut daher gut daran, sich den Mitbestimmungsprozess wie einen Marathon zu denken. Zunächst muss der Arbeitgeber seine Pläne hinsichtlich des Einsatzes von Workday konkretisieren. Auf dieser Basis kann sodann eine Strategie für die Mitbestimmung erarbeitet werden. In der Regel werden zahlreiche Mitbestimmungsthemen zu bewältigen sein, sodass der Abschluss eines Rahmenbetriebsvereinbarung bzw. einer Prozessvereinbarung empfehlenswert erscheint.

FAQ Betriebsvereinbarung Workday

Hat der Betriebsrat bei Workday ein Mitbestimmungsrecht?

Zweifellos steht dem Betriebsrat bei der Einführung von Workday ein zwingendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu. Abhängig davon, welche Module der Arbeitgeber einführt, können noch zahlreiche weitere „harte“ Mitbestimmungsrechte betroffen sein.

Kann der Arbeitgeber Workday einführen, ohne den Betriebsrat zu beteiligen?

Nein, die Einführung von Workday unterfällt der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats. Workday ermöglicht unter anderem eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle, sodass § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gegeben ist. Der Arbeitgeber kann Workday damit ohne Zustimmung des Betriebsrats nicht einführen.

Der Arbeitgeber führt Workday ohne Beteiligung des Betriebsrats ein. Was tun?

Für den Betriebsrats ergeben sich mehrere Handlungsoptionen: So kann er ein Beschlussverfahren vor dem Arbeitsgericht einleiten, das auf die Unterlassung der weiteren Nutzung von Workday und die Durchführung des Mitbestimmungsverfahrens gerichtet ist. Der Betriebsrat kann aber auch die Einigungsstelle anrufen.

Was ist bei einer Betriebsvereinbarung Workday zu beachten?

Da Workday zahlreiche Mitbestimmungsthemen neu „gestalten“ kann, bietet es sich an, eine Prozessvereinbarung über den Mitbestimmungsprozess abzuschließen. Sodann können in zeitlich festgelegter Reihenfolge die einzelnen Mitbestimmungsthemen in Einzelbetriebsvereinbarungen geregelt werden.

Kann der Betriebsrat bei Workday einen Berater hinzuziehen?

Der Betriebsrat kann bei der Einführung von Workday nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber gemäß § 80 Abs. 3 BetrVG weiteren Sachverstand hinzuziehen. Hierbei kann es sich um IT-Sachverstand oder um einen rechtlichen Berater handeln.

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