Betriebsvereinbarung Personio: Tipps für den Betriebsrat

Wenn der Arbeitgeber beabsichtigt, eine neue Software-Lösung im Betrieb einzuführen, dann bist Du als Betriebsrat mit einer Betriebsvereinbarung Personio gefordert! Dein Arbeitgeber plant die Einführung der HR-Software Personio im Betrieb? Dann erfährst Du hier alles Notwendige für erfolgreiche Verhandlungen zwischen beiden Betriebsparteien.

Personio ist eine komplexe Software. Und Du als Betriebsrat hast das Recht dazu, Dich fachlich und juristisch über das Thema beraten zu lassen. Folgende Fragen wollen wir an dieser Stelle klären:

• Wie genau funktioniert Personio und welche Beteiligungsrechte hast Du als Betriebsrat?
• Welche Informationspflichten hat der Arbeitgeber?
• Wie sollte eine klar geregelte aber flexible Betriebsvereinbarung Personio aussehen?

Die HR-Software Personio erfreut sich in Deutschland und der EU immer größerer Beliebtheit, da sie für kleine und mittlere Unternehmen eine kostengünstige und umfassende Personalmanagementlösung darstellt. Mit über 10.000 Kunden und einem Jahresumsatz jenseits der 50 Mio. USD in 2022 wächst das in Deutschland beheimatete Unternehmen stetig.

Arbeitgeber, die noch zuvor alles mit Excel lösten, sehen sich nun imstande, möglicherweise komplexe Analysen oder gar die Überwachung ihrer Mitarbeiter vorzunehmen. Das ruft den Betriebsrat auf den Plan: Dieser hat bei der Einführung der cloud-basierten Software Personio umfassende Mitbestimmungsrechte und muss vom Arbeitgeber frühzeitig in die Planung einbezogen werden.

Der folgende Artikel zeigt auf, wo genau Deine Rechte als Betriebsrat greifen. Und welche juristischen Werkzeuge Du für die Verhandlungen mit dem Arbeitgeber in der Hand hast.

Betriebsvereinbarung Personio: Dein juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Microsoft 365, Workday oder Successfactors. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen.

Übersicht über Module und Funktionen von Personio

Personio bietet drei Grundmodelle an – Essential, Professional und Enterprise. Während bei der Basisversion Essential neben den gängigen HR-Funktionen nur wenige Analysemöglichkeiten angeboten werden, steigern sich solche Möglichkeiten sukzessive je nach Preismodell. Hierzu eine kurze Übersicht der Funktionen:

• Personalmanagement: Daten der Arbeitnehmer sowie arbeitsplatzbezogene Daten
• Zeiterfassung: Erfassung der Arbeits- sowie Pausenzeiten, Urlaub und Überstunden
• Vergütung: Vorbereitende Entgeltabrechnung mit DATEV-Anbindung
• Performance: Mitarbeitermotivation durch regelmäße Performance-Analysen
• Berichte & Analytics: Analyse von Personal- und Leistungsdaten, z. B. Abwesenheitsquote, Gehaltsspiegel etc.
• Rollen- und Rechtemanagement: Festlegung interner Workflows und Berechtigungskonzepte sowie digitale Signaturen
• Personalplanung: Überblick über die aktuelle Personalsituation, Bewerbungsprozesse und Planung des zukünftigen Personalbedarfs
• Onboarding: Recruiting und Einführung neuer Mitarbeiter
• Marketplace: Anbindung externer Systeme inkl. Datenmigration von Bestandsdaten

Besonders beliebt ist Personio durch seine modern daherkommende und übersichtliche Benutzeroberfläche. Diese bietet die Möglichkeit, Arbeitnehmer, Abteilungen und Arbeitsprozesse in wenigen Mausklicks als Tabelle oder Grafik darzustellen. Sei es eine Übersicht über die Mitarbeiterentwicklung der vergangenen zwölf Monate, eine Übersicht über den aktuellen Bewerberprozess für Abteilung XYZ oder die Urlaubstage der Mitarbeiter grafisch ansprechend in Kalenderform dargestellt – die Möglichkeiten für eine eifrige Personalabteilung, hiermit Analysen vorzunehmen, sind zahllos.

Das Modul Berichte & Analytics umfasst das sog. HR-Analytics, welches in der täglichen Arbeit von Personalern immer mehr Anwendung findet. Hier geht es vordergründig um die Themen Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung. Es basiert auf einer künstlichen Intelligenz, mit der Personio den Ist-Zustand analysiert und bewertet sowie Prognosen zu zukünftigem Personalbedarf aufstellt. Personio vertieft diese Analysemöglichkeiten noch weiter mit dem sog. People Analytics, welches aus verschiedenen Systemen Daten über einzelne Mitarbeiter zusammenfasst. Neben der Anbindung an das HR- sowie CRM-System des Unternehmens werden auch externe Daten mit in die Analyse einbezogen, wie etwa Daten aus sozialen Netzwerken und Drittseiten.

Im Modul Personio Marketplace werden wiederum Software-Drittanbieter mit eingebunden, was eine nochmalige Verschachtelung des Systems und dessen Anwendung im Betrieb zur Folge hat.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei Personio

Ein derart komplexes System wie Personio mit all seinen Modulen und Funktionen berührt naturgemäß viele Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Allen voran ist hier § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu nennen, welcher zwingende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats mit sich bringt. Zweck ist, Mitarbeiter vor Verhaltens- und Leistungskontrollen zu schützen bzw. diese zu regulieren. Durch den modularen Aufbau von Personio bestehen umfangreiche Möglichkeiten, Analysen einzelner Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen nach vordefinierten Kriterien vorzunehmen. Damit dies auch gerecht passiert, gilt es für den Betriebsrat, ein möglichst transparentes Regelwerk der Beurteilungsgrundsätze mit dem Arbeitgeber auszuhandeln. Darin ist genau zu regeln, welche Daten von Personio zu diesem Zwecke erhoben und verknüpft werden dürfen.

Der Betriebsrat sollte somit auch insbesondere seine Mitbestimmungsrechte in Bezug auf § 87 Abs. 1 Nr. 10 und Nr. 11 BetrVG im Auge behalten, da durch die Einführung des neuen Systems eine Änderung der Entlohnungsgrundsätze erwartbar ist. Genauso hiervon berührt sind leistungsbezogene Entgelte für Arbeitnehmer, bei denen es einer zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats bedarf. Welche Teilbereiche der täglichen Arbeit überwacht werden und in welchem Umfang, unterscheidet sich natürlich sehr von Arbeitgeber zu Arbeitgeber, und von welchen Funktionen der Software dieser Gebrauch machen möchte. Es ist allerdings davon auszugehen, dass sich eine leistungsbezogene Vergütung im Betrieb etablieren wird, wenn die neuen Möglichkeiten des Systems entsprechend genutzt werden.

Es ist ebenso zu erwarten, dass durch das Zeiterfassungs- und Urlaubsmanagement Tool von Personio neue allgemeine Urlaubsgrundsätze im Betrieb Einzug halten werden und somit das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG berührt sein wird. Doch auch die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ist einschlägig.

HR-Software Personio: Weitere Beteiligungsrechte des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat einige weitere wichtige Informations- und Mitwirkungsrechte. So ist mitunter ein besonderes Augenmerk auf § 90 BetrVG zu legen, da sich ein veränderndes Arbeitsumfeld durch die Einführung von Personio spürbar auf die tägliche Arbeit im Betrieb auswirken kann und die sich daraus ergebenden Anforderungen an die Arbeitnehmer. Dies müssen beide Betriebsparteien rechtzeitig vor der Einführung des neuen Systems beraten. Auch im Bereich der Personalplanung, eines der wichtigsten Features von Personio, ist der Betriebsrat rechtzeitig gemäß § 92 BetrVG zu unterrichten.

Mit dem Modul Berichte & Analytics bietet Personio zahlreiche Möglichkeiten der Mitarbeiterpflege. So können z. B. regelmäßige Mitarbeiterumfragen durchgeführt werden, um etwa die allgemeine Zufriedenheit im Betrieb zu analysieren. Hier greift § 94 BetrVG, wonach der genaue Inhalt von Personalfragebögen sowie allgemeine Beurteilungsgrundsätze über die Erhebung von Personaldaten zwingend mitbestimmungspflichtig sind. Eine umfangreiche Erhebung von Daten wird modern als Big Data bezeichnet, und Personio bietet mit seinem KI-basierten People Analytics tiefgreifende Einblicke in die Metastrukturen von ehemaligen, aktuellen sowie potentiellen Mitarbeitern. Es ist also davon auszugehen, dass die Software Auswahlrichtlinien für die personelle Auswahl des Betriebs gemäß § 95 BetrVG berührt, womit ein weiteres Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats einschlägig sein kann.

Das in Personio integrierte Schulungsmanagement-Modul bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, die Einrichtung und Durchführung von Maßnahmen der Berufsbildung zentral zu steuern. Gemäß §§ 96 bis 98 BetrVG hat der Betriebsrat hier Beratungs- sowie Mitbestimmungsrechte, die in der veränderten betrieblichen Situation einzuschätzen und anzuwenden sind.

Betriebsvereinbarung Personio: Tipps für den Betriebsrat

Wenn sich die Einführung von Personio im Betrieb andeutet, ist es für den Betriebsrat an der Zeit, entsprechende Schritte vorzunehmen und den Arbeitgeber rechtzeitig auf seine Informationspflichten hinzuweisen. Denn der erste entscheidende Schritt in der Planung zur Erstellung einer Betriebsvereinbarung Personio ist das Einholen der nötigen Informationen vom Arbeitgeber bzgl. Einführung und Umfang der einzelnen Module des Systems. Auch wenn die Informationsverschaffung eine Bringschuld des Arbeitgebers ist, sollten Betriebsräte hier proaktiv vorgehen.

Es ist danach zu klären, wie die Software in der täglichen Arbeit genau genutzt werden soll und welche Beteiligungsrechte des Betriebsrats zu beachten sind. Die nächste Phase im Beteiligungsverfahren kann erst beginnen, wenn diese Informationen vollständig und verständlich durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden.

Bei Personio handelt es sich um ein lebendiges System mit monatlichen Updates und Erweiterungen. Sprich, es kann dazu auch keine kurzfristige einmalige Regelung gefunden werden. Vielmehr muss man den Verhandlungsprozess zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber zur Erstellung einer Betriebsvereinbarung Personio ebenso als einen lebendigen sukzessiven Prozess verstehen. Es ist ratsam, Schritt für Schritt vorzugehen und eine Grundsatz- bzw. Rahmenbetriebsvereinbarung mit dem Arbeitgeber abzuschließen, die alle grundlegenden Aspekte wie Umfang, Zweckbindung, datenschutzrechtliche Maßgaben, Rollen- und Berechtigungskonzept, Löschkonzept, Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer etc. beinhaltet.

Systematik Personio: Rahmen-Betriebsvereinbarung und Einzel-Betriebsvereinbarungen

Anknüpfend an die Rahmenbetriebsvereinbarung müssen beide Betriebsparteien weitere Einzelbetriebsverhandlungen (z.B. als Anlagen) abschließen, da abhängig von der Anwendung der einzelnen Module des Systems mitbestimmungspflichtige Themen berührt werden können. Wenn die Analyse-Tools von Personio entsprechend angewendet werden, sind mögliche Veränderungen in Entlohnungsmethoden, Beurteilungsgrundsätzen und Auswahlrichtlinien nicht weit. Der Betriebsrat steht vor der Aufgabe, die Komplexität des Systems und seine tatsächliche Anwendung im Betrieb zu verstehen und hinsichtlich seiner Beteiligungsrechte richtig einzuordnen.

Die Planungs- und Durchführungsphase nimmt viel Zeit in Anspruch. Und Du als Betriebsrat bist gut beraten, Dir diese Zeit auch zu nehmen. Auch das Hinzuziehen von juristischem und technischem Sachverstand steht Dir als Mittel zur Hand. Zusammenfassend sind folgende Schritte im Mitbestimmungsprozess zu gehen:

• Information über Module, Anwendungen und Funktionen von Personio
• Zeitplanung und Reihenfolge der Einführung
• Klärung der Beteiligungsrechte des Betriebsrats
• Klärung von Ansprechpartnern und verbindlichen Zuständigkeiten arbeitgeberseits
• Fachliche Vorbereitung der Betriebsratsmitglieder bzgl. Mitbestimmungsthemen
• Rahmenbetriebsvereinbarung
• Einzelbetriebsvereinbarungen

Fazit zur Betriebsvereinbarung Personio

Der Arbeitgeber drängt auf eine zügige Einführung des Systems und somit den Abschluss einer Betriebsvereinbarung? Bitte lasse Dich davon als Betriebsrat nicht unter Druck setzen. Der Weg zu einer klar geregelten aber flexiblen Betriebsvereinbarung Personio ist lang – der Arbeitgeber hat zuerst Klarheit über die genaue Anwendung zu schaffen. Und es gilt für beide Betriebsparteien, einen verbindlichen Zeitplan für die Einführung des neuen Systems aufzustellen.

Erst wenn Klarheit über die genaue Anwendung von Personio im Betrieb herrscht, kannst Du als Betriebsrat einschätzen, wie sich die Einführung des neuen Systems auf die tägliche Arbeit auswirken wird, und welche Beteiligungsrechte sich daraus für Dich als Betriebsrat ergeben. Wir raten daher zu einer Rahmenbetriebsvereinbarung, um jederzeit flexibel auf Veränderungen im System und dessen Anwendung im Betrieb reagieren zu können.