Betriebsvereinbarung Salesforce: Tipps für den Betriebsrat

Ein modernes Business erfordert moderne Softwarelösungen – wie etwa ein Kundenbeziehungsmanagement (kurz: „CRM-System“). Daher greifen viele deutsche Groß- und Mittelstandsunternehmen auf das Cloud-basierte und in den USA beheimatete Salesforce zurück, welches eine am Markt etablierte und probate Lösung darstellt. Arbeitgeber kommen deshalb auf Betriebsräte zu, um eine Betriebsvereinbarung Salesforce abzuschließen.

Neben den gepriesenen Funktionen im Bereich Vertrieb, Service und Marketing bietet Salesforce auch umfangreiche Analyse- und Überwachungsmöglichkeiten von Kunden und Mitarbeitern an. Und an dieser Stelle kommt der Betriebsrat ins Spiel – alle Module, Tools und sonstige Teilbereiche müssen in einer Betriebsvereinbarung Salesforce anhand von zwischen beiden Betriebsparteien klar geregelt werden, um sicherzustellen, dass Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter im Betrieb nicht verletzt werden.

Im nachfolgenden Artikel wird dargestellt, was eine Betriebsvereinbarung Salesforce beinhalten sollte, und auf welche Feinheiten und Fallstricke es zu achten gilt, wenn es zu Verhandlungen mit dem Arbeitgeber kommt.

Betriebsvereinbarung Salesforce: Dein juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Microsoft 365, Workday oder Successfactors. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen.

Salesforce – Funktionsumfang und Anwendungsbereiche

Die Unternehmenssoftware Salesforce wurde ursprünglich für die Kernbereiche Vertrieb, Service und Marketing konzipiert, hat allerdings im Laufe der Zeit viele Module, Tools und Schnittstellen dazu bekommen. Nebst den eben genannten

• Sales-Cloud
• Service-Cloud
• Marketing-Cloud

sind insbesondere die sog. Community-Cloud sowie daran anknüpfende auf künstlicher Intelligenz basierende Analyse-Tools zu erwähnen. Um zu verhindern, dass ein Arbeitgeber solche technischen Möglichkeiten zur gezielten Verhaltens- und Leistungskontrolle seiner Mitarbeiter ausnutzt, gilt es für Betriebsräte, bei der Einführung eines Systems wie Salesforce besondere Vorsicht walten zu lassen. Denn durch stetige Updates und Änderungen im System können gestern getroffene Vereinbarungen bereits heute keine Gültigkeit mehr haben.

Unter dem Namen „Einstein“ zusammengefasst bietet Salesforce umfangreiche Analysemöglichkeiten, die weit über gängige Business-Intelligence-Lösungen hinausgehen: Durch eine adaptive künstliche Intelligenz und die theoretische Möglichkeit, alle erfassten Daten in die Analyse mit einzubeziehen, eröffnen sich für Arbeitgeber ganz neue Einblicke in die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Theoretisch, wie gesagt. Denn hier gilt es einzugreifen für den Betriebsrat und eine klare Regelung zum Schutz von Beschäftigten auszuarbeiten.

Es wird also deutlich, dass Salesforce dem Arbeitgeber verlockende Möglichkeiten bietet, seine Mitarbeiter und deren tägliche Arbeit zu tracken und zu analysieren. Dies kann sicherlich nicht in Gänze technisch unterbunden werden, der Betriebsrat hat aber die Chance, mit einer entsprechenden Betriebsvereinbarung berechtigte Interessen des Arbeitgebers sowie den Schutz der einzelnen Mitarbeiter vor dem Hintergrund der gesetzlichen Regelungen des BetrVG in Einklang zu bringen.

Im weiteren Verlauf des Artikels zeigen wir auf, welche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats hier berührt sind und wie eine Betriebsvereinbarung Salesforce grundlegend auszusehen kann.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei Salesforce

Salesforce ist ein komplexes Themengebiet, und die Arbeit des Betriebsrats ist hier durch unterschiedliche Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte berührt. Sollte der Arbeitgeber also beabsichtigen, Salesforce in den Betrieb und die betrieblichen Abläufe zu integrieren, ist der Betriebsrat gut beraten, auf eine umfassende Mitbestimmung zu bestehen. Die Mitbestimmungsrechte bestehen insbesondere im Hinblick auf § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Sie beziehen sich auf die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen und geben dem Betriebsrat die Möglichkeit, einer Verhaltens- und Leistungskontrolle durch den Arbeitgeber entgegenzuwirken und diese einer Betriebsvereinbarung klar zu regulieren.

Anknüpfend an die Einführung von Salesforce im Betrieb wird der Arbeitgeber Interesse daran haben, Regeln für den Umgang mit dem neuen System einzuführen. Auch hier ist der Betriebsrat unbedingt zu involvieren, da insofern zwingende Mitbestimmungsrechte gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG greifen. Abseits von der Ordnung im Betrieb sowie Verhaltens- bzw. Leistungskontrollen der Arbeitnehmer gilt es für den Betriebsrat auch darauf zu achten, aufbauend auf § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten und potentiellen Gefahren – auch solchen, die etwa durch psychischen Druck entstehen können – vorzubeugen.

Ein neues System bedarf einer korrekten Anwendung, und somit müssen Arbeitnehmer entsprechend geschult werden. Die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen besteht nach §§ 96-98 BetrVG. Und sollte es zur Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen kommen, sind diese gemäß § 98 BetrVG zwingend mitbestimmungspflichtig.

Der Betriebsrat sollte entsprechend Zeit einplanen, um im Vorfeld alle Aspekte des neuen Systems zu prüfen und auf die einzelnen Mitbestimmungsrechte zu projizieren. Abschließend gilt es zu klären, ob durch veränderte Arbeitsabläufe, Arbeitsprozesse und Arbeitsmethoden eine Betriebsänderung gemäß § 111 BetrVG vorliegen könnte.

Betriebsvereinbarung Salesforce: Darauf sollte der Betriebsrat achten

In einer Betriebsvereinbarung zu Salesforce sollten die Besonderheiten von Cloud-basierten, dynamischen IT-Systemen abgebildet werden. Wie viele andere IT-Systeme auch bietet Salesforce umfassende Möglichkeiten einer Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle. Das System bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Beschäftigten und Kunden und bietet Analysepotenziale gerade auch im Hinblick auf den einzelnen Mitarbeiter.

Vor diesem Hintergrund sollte der Betriebsrat den Umfang der Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle im Einzelnen regeln. In der Betriebsvereinbarung zu Salesforce sollte der Betriebsrat eindeutig bestimmen, ob und inwieweit der Arbeitgeber Leistung und Verhalten von Arbeitnehmern kontrollieren darf. Bei inakzeptablen Überwachungspotenzialen ist empfehlenswert, diese durch konkrete Vorgaben zur technischen Konfiguration auszuschließen. Oder alternativ bereits beim Lizenzerwerb darauf hinwirken, dass der Arbeitgeber problematische Lizenzen zu Funktionen erst gar nicht erwirbt.

Die Änderungs- und Erweiterungsdynamik ist zudem nicht zu unterschätzen und sollte in einer Betriebsvereinbarung Salesforce gelöst werden. Dies gelingt dadurch, dass in der Systematik der Salesforce BV auf (ergänzende) Einzelbetriebsvereinbarungen oder Anlagen gesetzt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Betriebsvereinbarung bei Änderungen „weiterleben“ kann und nicht von Neuem abgeschlossen werden muss.

Natürlich sind in einer Betriebsvereinbarung zu Salesforce noch weitere typische Punkte zu regeln, die da wären:

• Zwecke der Verarbeitung
• Verarbeitung von Beschäftigtendaten
• Rollen- und Berechtigungskonzept
• Schnittstellen zu anderen IT-Systemen
• Reports und Analysen
• Datenschutz
• Beteiligung im Mitbestimmungsprozess
• Schulung von Beschäftigten
• Rechte von Beschäftigten

Eine Betriebsvereinbarung Salesforce ist wie jede andere BV zu Cloud-basierten IT-Systemen anspruchsvoll. Aus diesem Grund hat der Betriebsrat Anspruch auf juristische und technische sachverständliche Unterstützung im Mitbestimmungsprozess.

Fazit zur Betriebsvereinbarung Salesforce

Abschließend gilt es festzuhalten, dass Salesforce aufgrund seines Umfangs und der technischen Komplexität eine mitbestimmungsrechtliche Herausforderung darstellt. Der Betriebsrat sollte sein Augenmerk in erster Linie auf die Regulierung damit einhergehender Verhaltens- und Leistungskontrollen durch den Arbeitgeber. Eine arbeitgeberseitige Kontrolle kann nicht vollständig verhindert werden, muss sich allerdings in einem klaren gesetzlichen Rahmen bewegen. Datenschutzrechtliche Belange sind dabei stets im Blick zu behalten.

Dazu ist mit dem Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung Salesforce abzuschließen. Diese sollte grundlegende Aspekte von Salesforce im Betrieb regulieren und vor allem die Themen Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle sowie den Datenschutz in den Vordergrund stellen. Die einzelnen Module und Anwendungen sollten hingegen separat betrachtet und verhandelt und jeweils als Addendum der Betriebsvereinbarung beigefügt werden. Durch die Komplexität von Salesforce und die regelmäßigen Updates sichern diese Einzelbetriebsvereinbarungen oder Anlagen dem Betriebsrat einen flexiblen Handlungsspielraum, um bei Veränderungen des Systems jederzeit in Neuverhandlungen mit dem Arbeitgeber eintreten zu können.