Betriebsvereinbarung Office 365: Tipps und Muster für den Betriebsrat

Viele Unternehmen setzen auf die Software Office 365 von Microsoft. Die Einführung und Verwendung dieses Systems unterliegt dabei der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats. Das heißt: Ohne eine Betriebsvereinbarung Office 365 dürfen Arbeitgeber die Applikation einschließlich der Dienste und Anwendungen nicht nutzen. Die Herausforderung bei der Mitbestimmung sind für den Betriebsrat jedoch enorm. Denn die Möglichkeiten von Office 365 gehen heute weit über die klassischen Büroanwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint hinaus.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Themen der Mitbestimmung, auf die Betriebsrat bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung Office 365 ein besonderes Augenmerk werfen sollte.

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Mitbestimmung Office 365: Ihr juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Office 365, Workday oder Successfactors. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen – so auch zu Office 365.

Microsoft Office 365: Das kann die Software

Die Software Microsoft Office 365 ist aufgrund der dominierenden Marktstellung wohl jedem ein Begriff. Zahlreiche Unternehmen setzen auf diese Softwarelösung und betonen die Attraktivität von Office 365 mit all seinen Funktionen und Anwendungen. Programme wie

• Word
• Excel
• Outlook und
• Powerpoint

werden seit jeher von den Beschäftigten im Büroalltag genutzt. Doch heute kann die Software weit mehr und entwickelt sich zum zentralen digitalen Element für die Arbeit der Beschäftigten. In der Vergangenheit noch auf Servern des Unternehmens ausgeführt, steht Office 365 nun auch in der Cloud zur Verfügung und ermöglicht den Zugriff auf die Office-Anwendungen auch außerhalb des Büros von unterwegs. Dazu ist nicht einmal ein VPN-Zugang erforderlich.

Zusätzliche Anwendungen und Dienste bieten den Beschäftigten neue Formen der digitalen Zusammenarbeit, erweitern auf der anderen Seite aber auch die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers. Zu nennen sind hierbei etwa Anwendungen wie

• SharePoint – Strukturierung und Verwaltung von Daten
• Yammer – Soziales Netzwerk
• Teams – Teambasierte Projektarbeit
• OneDrive – Filehosting
• Stream – Videostreaming-Dienst

Für jeden Benutzer wird in Office 365 ein Profil angelegt. Mit Delve haben Beschäftigte die Möglichkeit, ihr Profil sowie ihre Informationen zu verwalten.

Hervorzuheben sind außerdem die Anwendungen PowerBI sowie Office Graph. PowerBI ermöglicht die Analyse und die Visualisierung von Daten. Bei Office Graph handelt es sich um eine Anwendung, die dem Arbeitgeber Informationen über das Kommunikationsverhalten und die Kommunikationsstruktur vermittelt. Dadurch ist es ihm möglich, Kommunikationsabläufe zu optimieren.

Die Möglichkeiten in der „Office-Welt“ sind also vielfältig –  für die Beschäftigten, aber auch für Arbeitgeber. Sie werden erweitert durch die technische Möglichkeiten, Fremdanwendungen über die Azure Active Directory anzubinden.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei Office 365

Office 365 berührt zahlreiche Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Allen voran ist hier an das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zu denken, die eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Arbeitnehmern ermöglichen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).  Die Mitbestimmung des Betriebsrats bei diesen IT-Systemen hat zum Ziel, das allgemeine Persönlichkeitsrecht sowie die informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten zu schützen. Office 365 ist für den Arbeitgeber mit all seinen Anwendungen ein äußerst mächtiges Instrument für die Mitarbeiterkontrolle. Datenschutzrechtliche Kenntnisse und ein Verständnis für die Funktionsweise von IT-Systemen sind für eine sinnvolle Mitbestimmung daher unerlässlich.

Mit der Einführung von Office 365 verbinden Arbeitgeber zum Teil auch Regeln zum Umgang mit dem System bzw. den Anwendungen. Dadurch könnte zusätzlich das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG einschlägig sein. Außerdem ist unter dem Blickwinkel der zwingenden Mitbestimmung § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ins Auge zu fassen. Bei IT-Systemen steht vor allem die Softwareergonomie im Vordergrund, die indes bei Office 365 hinter vorrangige Mitbestimmungsthemen zurücktritt. Allerdings ist auch hier aufgrund der neuen Möglichkeiten stets die psychische Gefährdungslage zu evaluieren.

Während Programme wie Word, Excel oder PowerPoint den meisten Beschäftigten aus ihrer täglichen Arbeit bestens bekannt sind, dürfte dies auf die anderen Anwendungen weniger zutreffen. Aus diesem Grund sind Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen für die Beschäftigten grundsätzlich notwendig. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats richten sich hier nach §§ 96-98 BetrVG. Entschließt sich der Arbeitgeber zu Qualifizierungsmaßnahmen, hat der Betriebsrat nach § 98 BetrVG mitzubestimmen.

Bereits die verschiedenen betroffenen Beteiligungsrechte machen deutlich, dass das System Office 365 eine ganzheitliche Betrachtung erforderlich. Nicht auszuschließen ist zudem, dass die Einführung von Office 365, ggf. im Verbund mit weiteren System, die Schwelle zur Betriebsänderung nach § 111 BetrVG überschreitet. Vor allem bei Änderungen in den Arbeitsabläufen ist es erforderlich, ganz genau hinzusehen.

Betriebsvereinbarung Office 365: Das muss der Betriebsrat beachten

Der Betriebsrat ist gut beraten, beim Thema Betriebsvereinbarung Office 365 planvoll und durchdacht vorzugehen. Bei Office 365 handelt es sich um eine dynamische Applikation bestehend aus diversen Diensten und Anwendungen. Das System wird von Microsoft stetig weiterentwickelt und mit weiteren Anwendungen angereichert. Dieser Komplexität und Dynamik ist im Mitbestimmungsprozess Rechnung zu tragen. Das Rad muss dabei nicht von  Neuem erfunden werden; vielmehr bietet sich für den Betriebsrat an, diejenigen Prozesse und Regelungsstrukturen auf Office 365 zu übertragen, die sich bereits im Rahmen der Mitbestimmung bei den großen Systemen wie SAP und Workday bewährt haben.

Auf einer abstrakten Ebene bedeutet dies zunächst, nicht unreflektiert eine „Betriebsvereinbarung Office 365“ zu verhandeln. Da Office 365 zwar aus zahlreichen Anwendungen besteht, diese Anwendungen aber letztlich auf der Office-365-Architektur aufbauen, bietet es sich zur Vermeidung von Wiederholungen an, zunächst eine Rahmenbetriebsvereinbarung Office 365 abzuschließen. In dieser Rahmenbetriebsvereinbarung können grundlegende Themen geregelt werden, die für alle Anwendungen gleichermaßen relevant sind. Diese Rahmenbetriebsvereinbarung steht dann vor der Klammer. Darauf aufbauend werden für jede spezifische Anwendung Einzelbetriebsvereinbarungen abgeschlossen, in der konkrete Regelungen zu den jeweiligen Anwendungen getroffen werden.

Die Einzelbetriebsvereinbarungen werden dann jeweils Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung Office 365. Hierdurch reduziert der Betriebsrat die Komplexität und stellt durch den Anlagenbezug sicher, dass auf Änderungen an den Systemen oder technische Upgrades flexibel reagiert werden kann. In der Praxis hat sich bei Office 365 ein solches Regelungskonzept gut bewährt.

Ganz unabhängig hiervon besteht die Aufgabe von Betriebsräten auch darin, die Rahmen- und Einzelbetriebsvereinbarungen Office 365 in die bestehenden Verträge einzubetten. Womöglich hat der Betriebsrat bereits eine Rahmenbetriebsvereinbarung Information- und Telekommunikation bzw. Datenschutz abgeschlossen. Die verschiedenen Regelungsschichten sind aufeinander abzustimmen.

Rahmenbetriebsvereinbarung Office 365 – Gestaltungsmuster exklusiv für Abonnenten

In einer Rahmenbetriebsvereinbarung Office 365 sind zunächst einmal alle grundlegende Themen zu regeln. Hierzu zählt im Fall von Office 365 insbesondere auch die Frage, ob Office 365 als Cloud-Lösung oder als On-Premise-Lösung genutzt werden soll. Je nach konkretem Einsatz ergeben sich nämlich unterschiedliche Anforderungen an den Datenschutz, der in der Rahmenbetriebsvereinbarung Office 365 ebenfalls grundlegend geregelt werden sollte. Außerdem empfehlen wir Betriebsräten, das Mitbestimmungsverfahren bei Systemänderungen im Einzelnen zu definieren und die Beteiligung des Betriebsrats rechtlich abzusichern. Gegebenenfalls kann die Einrichtung einer gemeinsamen Arbeitsgruppe sinnvoll sein, in der mitbestimmungsrechtliche Themen vorbesprochen werden. Typische Regelungsgegenstände sind außerdem

• das Rollen- und Berechtigungskonzept,
• die Schnittstellen zu anderen Systemen,
• die Zulässigkeit von Leistungs- und Verhaltenskontrollen,
• Löschfristen hinsichtlich der personenbezogenen Daten,
• die Rechte und Pflichten der Beschäftigten, insbesondere im Zusammenhang mit dem Umgang mit Dokumenten.

Darüber hinaus kann der Betriebsrat in einer Rahmenbetriebsvereinbarung Office 365 auch spezifische Themen verankern, die aus Sicht des Gremiums aufgrund ihres Bedeutungsgehaltes einer rechtlichen Verankerung bedürfen. Im Fall von Office 365 bietet es sich zum Beispiel an, bestimmte Office-365-Anwendungen von vornherein auszuschließen. Jedenfalls aber, das zeigt unsere Erfahrungen, sehen Betriebsräte bestimmte Funktionalitäten kritisch und lehnen diese ab. Dies betrifft Funktionen wie das Personenscoring, die „Gefällt mir“-Funktion und nicht zuletzt die technische Möglichkeit, Audio- und Videokonferenzen aufzunehmen.

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• ein Gestaltungsmuster zur Betriebsvereinbarung SuccessFactors und Homeoffice,
• ein Gestaltungsmuster für eine Betriebsvereinbarung Microsoft 365,
• Links zu zahlreichen nützlichen Beiträgen für Betriebsräte.

Fazit zur BV Microsoft Office 365

Die Herausforderungen bei der Regelung von Office 365 sind nicht zu unterschätzen. Es handelt sich um ein großes System, das zahlreiche Anwendungen enthält und ein großes Funktionsspektrum eröffnet. Entsprechend muss der Betriebsrat bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung Office 365 vor allem datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigen. Die technischen Möglichkeiten der Leistungs- und Verhaltenskontrolle hat der Betriebsrat durch klare rechtliche Regelungen einzuschränken.

Wir empfehlen unseren Betriebsräten, mit dem Arbeitgeber eine Rahmenbetriebsvereinbarung abzuschließen, in der alle wesentlichen Themen und wichtige spezifische Belange, zum Beispiel des Datenschutzes, geregelt werden. Die einzelnen Office-Anwendungen sollten sodann in Einzelbetriebsvereinbarungen ausgestaltet werden, die Anlage der Rahmenbetriebsvereinbarung werden. Auf diese Weise stellt der Betriebsrat die im Fall von Office 365 erforderliche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sicher.