Betriebsvereinbarung SAP S/4HANA und Mitbestimmung

Zu dem IT-System SAP haben zahlreiche Betriebsräte bereits Betriebsvereinbarungen abgeschlossen. Die Weiterentwicklung der Technologien und die Anreicherung des Systems mit weiteren Funktionen und Anwendungen erfordert jedoch eine stetige Evaluierung der mitbestimmungsrelevanten Themen. Dies gilt natürlich für die Einführung von SAP Successfactors, aber auch für die Umstellung auf das neue SAP S/4HANA. Letzteres ist Gegenstand dieses Beitrages, der den Betriebsräten aufzeigt, was es mit dieser neuen SAP-Ausbaustufe auf sich hat. Zudem wird erklärt, worauf der Betriebsrat bei einer Betriebsvereinbarung SAP S/4HANA zu achten hat.

Mitbestimmung SAP S/4HANA: Ihr juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Office 365, Workday oder SAP. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen.

SAP S/4HANA – Das ist neu

Die systemseitige Abbildung von Unternehmensprozessen ist seit jeher eine Kernfunktion des modular aufgebauten SAP-Systems. Dazu wird das System an die Prozesse und Besonderheiten des Unternehmens angepasst, sodass der größtmögliche Nutzen und Erkenntnisgewinn aus SAP gewonnen werden kann. Das zumindest ist die Beschreibung der alten SAP-Welt, die vielen unter der Bezeichnung SAP ERP geläufig ist.

Mit SAP S/4HANA verfolgt das Unternehmen grundsätzlich das gleiche Ziel: Unternehmensprozesse sollen weiterhin durch das System umgesetzt werden. Neue Technologien tragen aber dazu bei, den Unternehmen einen noch größeren Mehrwert zu liefern. So kann SAP HANA weiterhin als „On-Premise-Lösung“ in Rechenzentren des jeweiligen Unternehmens eingerichtet werden. Möglich ist aber auch eine cloudbasierte Nutzung des Systems, oder eine anwendungsbezogene Aufteilung der Anwendungen auf eine lokale Umgebung und die Cloud. Der eigentliche Fortschritt von SAP S/4HANA ist aber an anderer Stelle zu finden. HANA bedeutet ausgeschrieben „High Performance Analytic Appliance“. Durch die Auslagerung von Daten und Prozessen in den Arbeitsspeicher auf der Grundlage einer neuen Datenbanktechnologie steigt die Informations- und Erkenntnisgeschwindigkeit erheblich. Dies ist für Unternehmen Gold wert, Informationen können in Echtzeit erlangt und in die Auswertungen einbezogen werden.

Spätestens bis zum Jahr 2027 sollen alle Unternehmen auf SAP S/4HANA umgestellt haben. Viele Unternehmen führen den Wechsel bereits jetzt durch, um sich die Vorteile von S/4HANA zu sichern. Das wirft aus Sicht des Betriebsrats mitbestimmungsrechtliche Fragen auf.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei SAP S/4HANA

Inwieweit der Betriebsrat bei der Nutzung von SAP S/4HANA gefordert ist, ist davon abhängig, ob Unternehmen zuvor SAP ERP eingesetzt haben. Auch ist von Relevanz, ob Unternehmen mit SAP S/4HANA den Anwendungs- und Funktionsumfang erweitern oder nicht. Nach unserer bisherigen Erfahrung beschränkt sich die Umstellung vielfach auf die Nutzung der neuen Datenbanktechnologie. Der Betriebsrat hat aber stets im Einzelfall zu prüfen, ob Unternehmen mit der Umstellung nicht doch eine Erweiterung der Nutzungsmöglichkeiten verfolgen.

Zweifellos hat der Betriebsrat bei SAP S/4HANA zwingend mitzubestimmen. Den Kern der Mitbestimmungsrechte bildet § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Einführung von technischen Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Hier geht es vor allem um die Themen Datenschutz und Schutz der Beschäftigten vor unzulässiger Überwachung. Der Betriebsrat muss sich stets die Kontrollfrage stellen, welche Beschäftigtendaten für das Unternehmen des Arbeitgebers wirklich erforderlich sind. Nicht immer steht der Sammlung von Daten ein berechtigtes Unternehmensinteresse gegenüber.

Abhängig davon, welche Module, Anwendungen und Funktionen Unternehmen mit SAP S/4HANA nutzen, können zahlreiche weitere Mitbestimmungsrechte betroffen sein. SAP hat das Potenzial, Unternehmensprozesse effizienter und schlanker zu gestalten. Das kann Auswirkungen auf die Arbeitsplätze, Arbeitsumgebung und den Arbeitsabläufen haben. Hier kommt § 90 BetrVG ins Spiel, wenngleich für den Betriebsrat insofern lediglich Unterrichtungs- und Beratungsrechte bestehen. Der Betriebsrat ist gut beraten, seine insofern bestehenden Rechte frühzeitig im Interesse der Belegschaft einzubringen. Uns sind sogar Betriebsparteien bekannt, die die Umstellung auf SAP S/4HANA vorsorglich als eine Betriebsänderung behandelt und dazu Interessenausgleich und Sozialplan abgeschlossen haben. Das ist nicht fernliegend, weil das Umgestaltungspotenzial von SAP beträchtlich ist. Jedenfalls bei Neueinführung des Systems ist von weitreichenden betrieblichen Veränderungen auszugehen.

Betriebsvereinbarung SAP S/4HANA

Der Betriebsrat nimmt seine Mitbestimmungsrechte durch den Abschluss von Betriebsvereinbarungen wahr. Die Erfassung aller mitbestimmungsrelevanten Themen in nur einer Betriebsvereinbarung SAP S/4HANA ist jedoch ein allzu sportliches Unterfangen. Aufgrund der Vielzahl an Modulen, Anwendungen und Funktionen können vielfältige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berührt sein, die natürlich allesamt behandelt werden müssen. Dies kann allerdings dauern – länger, als dem Arbeitgeber lieb ist, im besten Fall mehrere Monate, wahrscheinlich aber über ein Jahr. Zudem kann sich durch die ständigen Releases des Software ein nicht enden wollender Mitbestimmungsmarathon ergeben.

All das stellt das Verhältnis der Betriebsparteien auf die Probe. Doch es gibt einen Ausweg, der gleichermaßen den Interessen des Arbeitgebers und des Betriebsrats entsprechen dürfte. Durch den Abschluss einer Rahmenbetriebsvereinbarung SAP S/4HANA können die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem System bewältigt werden. Die möglichen Vorteile auf einen Blick:

• Die für den Arbeitgeber wesentlichen Anwendungen und Funktionen können vorab geregelt werden.
• Der Arbeitgeber wird in die Situation gebracht, seine Planungen hinsichtlich SAP S/4HANA umfänglich offenlegen zu müssen
• Grundsätzliche Themen wie Rollen- und Berechtigungen, der Datenschutz und die Leistungs- und Verhaltenskontrolle werden früh einer Regelung zugeführt.
• Der weitere Mitbestimmungsprozess hinsichtlich SAP HANA und der Module wird zeitlich und inhaltlich festgelegt.
• Die Rechte des Betriebsrats können konkretisiert werden.
• Die Auswirkungen von SAP S/4HANA können aufgrund der zeitlichen Streckung der Mitbestimmung besser evaluiert werden.

Der Wert einer Betriebsvereinbarung SAP S/4HANA liegt dabei vor allem in dem prozessbezogenen Ansatz. Gerade in großen Konzernen mit internationalem Kontext sind mitbestimmungsrelevante Informationen in den seltensten Fällen sofort verfügbar. Auch aus Sicht des Arbeitgebers sind prozessbasierte Rahmenbetriebsvereinbarungen bei SAP S/4HANA ein ideales Instrument zur schrittweisen Behandlung der Mitbestimmungsthemen. Die konkrete Regelung der einzelnen Module und Anwendungen kann sodann Einzelbetriebsvereinbarungen vorbehalten bleiben.

Die SAP-Systemlandschaft

SAP S/4HANA ist nicht das Ende des Lateins des Software-Riesen. Das Unternehmen vertreibt darüber hinaus zahlreiche weitere Module und Systeme, die in vielen Betrieben bereits im Einsatz sind. Je nach System könnte weitergehende Mitbestimmungsrelevanz bestehen, weshalb der Betriebsrat auch die weiteren SAP-Anwendungen im Blick behalten sollte.

• SAP Fiori: Hierbei handelt es sich um ein Programm, das den Zugriff auf SAP-Anwendungen durch mobile Endgeräte ermöglicht und eine neuartige grafische Oberfläche bereithält. Der Einsatz von SAP Fiori führt zu einer Änderung von Unternehmensprozessen und der Tätigkeiten von Beschäftigten.
• SAP Concur: Dieses System ist für das Reisekostenkostenmanagement und die Reisekostenabrechnung zuständig. Hierdurch wird eine weitreichende Überwachung von Beschäftigten dem Grunde nach ermöglicht. Arbeitgeber haben die Transaktionen der Beschäftigten immer parat.
• SAP Leonardo: Dies ist ein cloudbasiertes System, das Anwendungen und Microservies u.a. für das Internet of Things und für Big-Data-Analysen zur Verfügung stellt. Im Vordergrund steht die Ausschöpfung der gesamte digitalen Innovationspotenziale von Unternehmen. Dabei geht es insbesondere um die Verbindung von Personen, Maschinen und Prozessen.
• SAP Ariba: Betrifft die Pflege bzw. Verwaltung von Lieferantendaten und die Abwicklung von Bestellprozessen. Die Arbeit der in diesem Bereich tätigen Beschäftigten wird durch SAP Ariba verändert, da eine lieferantenbezogene Eigenverwaltung Einzug hält. Nicht auszuschließen ist der Wegfall von Teiltätigkeiten.

Eine gesonderte Betrachtung verdient SAP Successfactors, das cloudbasierte Personalmanagementsystem des Unternehmens. Hierbei handelt es sich um eine umfangreiche Software bestehend aus zahlreichen Modulen und Funktionen. Neben der Stammdatenverwaltung und der Abbildung von weiteren Kernfunktionen wie Einstellung, Versetzung und Austritt ermöglicht das System auch eine Personal- und Nachfolgeplanung sowie die Integration von Prozessen der Leistungsbeurteilung anhand von Zielvereinbarungen. Durch die Verknüpfung von unterschiedlichen Daten kann das Unternehmen tiefgehende Erkenntnisse über die Beschäftigten gewinnen.  So kann zum Beispiel die Vergütung direkt an die Erreichung von vorgegebenen Zielen gekoppelt werden.

Fazit

Mit SAP S/4HANA hält eine neuartige Technologie Einzug, die im Bereich der systemseitigen Abbildung und Steuerung von Prozessen neue Möglichkeiten schafft. Die Erkenntnisbasis sowie die Erkenntnisgeschwindigkeit erhöhen sich deutlich. Für den Betriebsrat kann bei der Mitbestimmung aber indes nur entscheidend sein, ob im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA die Möglichkeiten der Software erweitert werden. Der Betriebsrat sollte hinterfragen, ob es vor allem in den Bereichen Arbeitsabläufe, Arbeitsorganisation und Mitarbeiterüberwachung zu Veränderungen kommt. Wenn mit SAP S/4HANA hingegen erstmals ein System zur Abbildung von Unternehmensprozessen eingeführt wird, besteht ein weitreichender Regelungsbedarf.

Da SAP S/4HANA aus zahlreichen Modulen, Anwendungen und Funktionen besteht, sollte der Betriebsrat im Mitbestimmungsverfahren einen prozessbezogenen Ansatz verfolgen. In der Praxis hat sich der Abschluss einer prozessbasierten Rahmenbetriebsvereinbarung bewährt, in der die einzelnen Schritte des Mitbestimmungsverfahrens, aber auch wesentliche Eckpunkte von SAP S/4HANA, vorab geregelt werden.