Betriebsvereinbarung Microsoft 365: Tipps und Muster für den Betriebsrat

Viele Unternehmen setzen auf die Software Microsoft 365 von Microsoft (ehemals: Office 365). Die Einführung und Verwendung dieses Systems unterliegt dabei der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats. Das heißt: Ohne eine Betriebsvereinbarung Microsoft 365 dürfen Arbeitgeber die Applikation einschließlich der Dienste und Anwendungen nicht nutzen.

Die Herausforderung bei der Mitbestimmung sind für den Betriebsrat jedoch enorm. Denn die Möglichkeiten von Microsoft 365 gehen weit über die klassischen Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint hinaus. Die Potenziale einer Leistungs- oder Verhaltenskontrolle durch Microsoft 365 sind enorm. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz durch das „Copilot“-System könnte diese noch einmal erweitern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Themen der Mitbestimmung, auf die Betriebsrat bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung Microsoft 365 ein besonderes Augenmerk werfen sollte.

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Mehr Informationen:

Raphael Lugowski, Computer und Arbeit, 32. Jahrgang 07/23, Microsoft 365 und die Rechte des Betriebsrats

Raphael Lugowski, Computer und Arbeit, 32. Jahrgang 07/23, Fragen an den Anwalt zu Copilot und Viva

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Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

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Mitbestimmung Microsoft 365: Dein juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand im Hinblick auf die typischen IT-Systeme wie Microsoft 365, Workday oder Successfactors. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu den relevanten IT-Systemen.

Microsoft (Office) 365: Das kann die Software

Die Software Microsoft 365 ist aufgrund der dominierenden Marktstellung wohl jedem ein Begriff. Zahlreiche Unternehmen setzen auf diese Softwarelösung und betonen die Attraktivität von Microsoft 365 mit all seinen Funktionen und Anwendungen. Programme wie

• Word
• Excel
• Outlook und
• Powerpoint

werden seit jeher von den Beschäftigten im Büroalltag genutzt. Doch heute kann die Software weit mehr und entwickelt sich zum zentralen digitalen Element für die Arbeit der Beschäftigten. In der Vergangenheit noch auf Servern des Unternehmens ausgeführt, steht Microsoft 365 nun auch in der Cloud zur Verfügung und ermöglicht den Zugriff auf die Office-Anwendungen auch außerhalb des Büros von unterwegs. Dazu ist nicht einmal ein VPN-Zugang erforderlich. Damit stellt Microsoft 365 für Arbeitgeber ein wesentliches Element zum Übergang zur mobilen Arbeit und flexiblen Arbeitsmodellen dar.

Zahlreiche Microsoft-365-Anwendungen mit vielen Möglichkeiten

Zahlreiche Anwendungen und Dienste in Microsoft 365 bieten den Beschäftigten neue Formen der digitalen Zusammenarbeit, erweitern auf der anderen Seite aber auch die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers. Anwendungen wie

• SharePoint – Strukturierung und Verwaltung von Daten
• Yammer – Soziales Netzwerk
• Teams – Teambasierte Projektarbeit
• OneDrive – Filehosting
• Stream – Videostreaming-Dienst

und viele weitere Apps treten an die Seite der bekannten Office-Applikationen. Für Microsoft 365 gibt es verschiedene Lizenzpakete. Eine Lizenz kann mehr als 45 Dienste und Funktionen enthalten, was erhebliche Möglichkeiten der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle mit sich bringt. Für jeden Benutzer wird in Microsoft 365 ein Profil angelegt. MS 365 sammelt Daten über die Nutzung durch das Erstellen von Benutzerprofilen. Damit können das Nutzerverhalten analysiert und die gewonnen Daten in Apps weiterverarbeitet werden.

Anwendungen mit teilweise weitreichenden Analysepotenzialen

Bereits die Log-Dateien in Microsoft 365 ermöglichen Leistungs- oder Verhaltenskontrollen. Darüber hinaus gibt es Anwendungen, die der Betriebsrat besondern im Blick behalten sollte. Dazu gehören etwa Viva Insights (früher: „Workplace Analytics), Microsoft Graph, Delve oder MyAnalytics.

Bei Microsoft Graph handelt es sich um eine Anwendung, die dem Arbeitgeber Informationen über das Kommunikationsverhalten und die Kommunikationsstruktur vermittelt. Dadurch ist es ihm möglich, Kommunikationsabläufe zu optimieren. Mit Delve haben Beschäftigte die Möglichkeit, ihr Profil sowie ihre Informationen zu verwalten. Viva Insights ist eine App der Viva-Plattform, die unter anderem datenbasiert Wohlbefinden und Produktivität von Beschäftigten fördern soll. Hervorzuheben ist außerdem die Anwendungen PowerBI. PowerBI ermöglicht die Analyse und die Visualisierung von Daten.

Die Möglichkeiten in der „MS-365-Welt“ sind also vielfältig –  für die Beschäftigten, aber auch für Arbeitgeber. Sie werden erweitert durch die technische Möglichkeiten, Fremdanwendungen („Connectors“) über die Azure Active Directory anzubinden.

Die Vielzahl der Applikationen und Funktionen mit den darin enthaltenen Möglichkeiten der Leistungs- und Verhaltenskontrolle stellt den Betriebsrat vor erhebliche Herausforderungen.

Kevin Wagner, Informatiker, Datenschutzbeauftragter und IT-Consultant für Betriebsräte

Künstliche Intelligenz durch das Copilot-System in Microsoft 365

Microsoft hat angekündigt, in Microsoft 365 das Copilot-System einzuführen. Hierbei handelt es sich letztendlich um Künstliche Intelligenz von OpenAI auf der Basis des Sprachmodells ChatGPT. Die KI-Technologien werden mit den Unternehmensdaten verknüpft und sollen den Nutzern einen erheblichen Mehrwert bieten.

Zu Beginn kommt das Copilot-System in den Features von Microsoft Viva zum Einsatz. Die Künstliche Intelligenz soll Beschäftigte zu noch mehr Produktivität und Wohlbefinden befähigen. Daneben sollen Führungskräfte die Belange von Beschäftigten besser verstehen und bessere Entscheidungen treffen können. Ein neues Features namens Viva Glint ist darauf ausgerichtet, das Feedback von Beschäftigten besser zu analysieren. Viva Glint mit dem Copilot-System soll Unternehmen unterstützen, „das Engagement ihrer Mitarbeitenden zu messen und für eine Steigerung der Geschäftsergebnisse zu verbessern“.

Zweifellos wird das Copilot-System in Microsoft 365 neuartige, bisher ungekannte Anwendungsmöglichkeiten aufzeigen. Gleichzeitig ist davon auszugehen, dass auch die Analysepotenziale mit Künstlicher Intelligenz nochmal deutlich zunehmen werden. Daher ist das Copilot-System bereits heute in Betriebsvereinbarungen zu Microsoft 365 mitzuregelen.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei Microsoft 365

Microsoft 365 berührt zahlreiche Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Allen voran ist hier an das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zu denken, die eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Arbeitnehmern ermöglichen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).  Die Mitbestimmung des Betriebsrats bei diesen IT-Systemen hat zum Ziel, das allgemeine Persönlichkeitsrecht sowie die informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten zu schützen. Microsoft 365 ist für den Arbeitgeber mit all seinen Anwendungen ein äußerst mächtiges Instrument für die Mitarbeiterkontrolle. Datenschutzrechtliche Kenntnisse und ein Verständnis für die Funktionsweise von IT-Systemen sind für eine sinnvolle Mitbestimmung daher unerlässlich.

Mit der Einführung von Microsoft 365 verbinden Arbeitgeber zum Teil auch Regeln zum Umgang mit dem System bzw. den Anwendungen. Dadurch könnte zusätzlich das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG einschlägig sein. Außerdem ist unter dem Blickwinkel der zwingenden Mitbestimmung § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ins Auge zu fassen. Bei IT-Systemen steht vor allem die Softwareergonomie im Vordergrund, die indes bei Microsoft 365 hinter vorrangige Mitbestimmungsthemen zurücktritt. Allerdings ist auch hier aufgrund der neuen Möglichkeiten stets die psychische Gefährdungslage zu evaluieren.

Während Programme wie Word, Excel oder PowerPoint den meisten Beschäftigten aus ihrer täglichen Arbeit bestens bekannt sind, dürfte dies auf die anderen Anwendungen weniger zutreffen. Aus diesem Grund sind Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen für die Beschäftigten grundsätzlich notwendig. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats richten sich hier nach §§ 96-98 BetrVG. Entschließt sich der Arbeitgeber zu Qualifizierungsmaßnahmen, hat der Betriebsrat nach § 98 BetrVG mitzubestimmen.

Bereits die verschiedenen betroffenen Beteiligungsrechte machen deutlich, dass das System Office 365 eine ganzheitliche Betrachtung erforderlich. Nicht auszuschließen ist zudem, dass die Einführung von Microsoft 365, ggf. im Verbund mit weiteren System, die Schwelle zur Betriebsänderung nach § 111 BetrVG überschreitet. Vor allem bei Änderungen in den Arbeitsabläufen ist es erforderlich, ganz genau hinzusehen.

Betriebsvereinbarung Microsoft 365: Das muss der Betriebsrat beachten

Der Betriebsrat ist gut beraten, beim Thema Betriebsvereinbarung Office 365 planvoll und durchdacht vorzugehen. Bei Microsoft 365 handelt es sich um eine dynamische Applikation bestehend aus diversen Diensten und Anwendungen. Das System wird von Microsoft stetig weiterentwickelt und mit weiteren Anwendungen angereichert. Dieser Komplexität und Dynamik ist im Mitbestimmungsprozess Rechnung zu tragen. Das Rad muss dabei nicht von  Neuem erfunden werden; vielmehr bietet sich für den Betriebsrat an, diejenigen Prozesse und Regelungsstrukturen auf Microsoft 365 zu übertragen, die sich bereits im Rahmen der Mitbestimmung bei den großen Systemen wie SAP und Workday bewährt haben.

Auf einer abstrakten Ebene bedeutet dies zunächst, nicht unreflektiert eine „Betriebsvereinbarung Microsoft 365“ zu verhandeln. Da Microsoft 365 zwar aus zahlreichen Anwendungen besteht, diese Anwendungen aber letztlich auf der Office-365-Architektur aufbauen, bietet es sich zur Vermeidung von Wiederholungen an, zunächst eine Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365 abzuschließen. In dieser Rahmenbetriebsvereinbarung können grundlegende Themen geregelt werden, die für alle Anwendungen gleichermaßen relevant sind. Diese Rahmenbetriebsvereinbarung steht dann vor der Klammer. Darauf aufbauend werden für jede spezifische Anwendung Einzelbetriebsvereinbarungen abgeschlossen, in der konkrete Regelungen zu den jeweiligen Anwendungen getroffen werden.

Die Einzelbetriebsvereinbarungen werden dann jeweils Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365. Hierdurch reduziert der Betriebsrat die Komplexität und stellt durch den Anlagenbezug sicher, dass auf Änderungen an den Systemen oder technische Upgrades flexibel reagiert werden kann. In der Praxis hat sich bei Microsoft 365 ein solches Regelungskonzept gut bewährt.

Ganz unabhängig hiervon besteht die Aufgabe von Betriebsräten auch darin, die Rahmen- und Einzelbetriebsvereinbarungen Microsoft 365 in die bestehenden Verträge einzubetten. Womöglich hat der Betriebsrat bereits eine Rahmenbetriebsvereinbarung Information- und Telekommunikation bzw. Datenschutz abgeschlossen. Die verschiedenen Regelungsschichten sind aufeinander abzustimmen.

Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365 – Gestaltungsmuster exklusiv für Abonnenten

In einer Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365 sind zunächst einmal alle grundlegende Themen zu regeln. Hierzu zählt im Fall von Office 365 insbesondere auch die Frage, ob Microsoft 365 als Cloud-Lösung oder als On-Premise-Lösung genutzt werden soll. Je nach konkretem Einsatz ergeben sich nämlich unterschiedliche Anforderungen an den Datenschutz, der in der Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365 ebenfalls grundlegend geregelt werden sollte. Außerdem empfehlen wir Betriebsräten, das Mitbestimmungsverfahren bei Systemänderungen im Einzelnen zu definieren und die Beteiligung des Betriebsrats rechtlich abzusichern. Gegebenenfalls kann die Einrichtung einer gemeinsamen Arbeitsgruppe sinnvoll sein, in der mitbestimmungsrechtliche Themen vorbesprochen werden. Typische Regelungsgegenstände sind außerdem

• das Rollen- und Berechtigungskonzept,
• die Schnittstellen zu anderen Systemen,
• die Zulässigkeit von Leistungs- und Verhaltenskontrollen,
• Löschfristen hinsichtlich der personenbezogenen Daten,
• die Rechte und Pflichten der Beschäftigten, insbesondere im Zusammenhang mit dem Umgang mit Dokumenten.

Darüber hinaus kann der Betriebsrat in einer Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365 auch spezifische Themen verankern, die aus Sicht des Gremiums aufgrund ihres Bedeutungsgehaltes einer rechtlichen Verankerung bedürfen. Im Fall von Office 365 bietet es sich zum Beispiel an, bestimmte Microsoft-365-Anwendungen von vornherein auszuschließen. Jedenfalls aber, das zeigt unsere Erfahrungen, sehen Betriebsräte bestimmte Funktionalitäten kritisch und lehnen diese ab. Dies betrifft Funktionen wie das Personenscoring, die „Gefällt mir“-Funktion und nicht zuletzt die technische Möglichkeit, Audio- und Videokonferenzen aufzunehmen.

Abonnenten unseres Mitbestimmungs-Magazins erhalten mit der ersten Ausgabe einige Gestaltungsmuster übermittelt – so auch ein Gestaltungsmuster zur Betriebsvereinbarung Microsoft 365. Mit dem Mitbestimmungsmagazin werden Betriebsräte über wichtige Themen der betrieblichen Mitbestimmung informiert und auf dem Laufenden gehalten. In der ersten Ausgabe erhalten Abonnenten nach Anmeldung

• ein Gestaltungsmuster zur Betriebsvereinbarung SuccessFactors und Homeoffice,
• ein Gestaltungsmuster für eine Betriebsvereinbarung Microsoft 365,
• Links zu zahlreichen nützlichen Beiträgen für Betriebsräte.

Fazit zur BV Microsoft 365

Die Herausforderungen bei der Regelung von Microsoft 365 sind nicht zu unterschätzen. Es handelt sich um ein großes System, das zahlreiche Anwendungen enthält und ein großes Funktionsspektrum eröffnet. Entsprechend muss der Betriebsrat bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung Microsoft 365 vor allem datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigen. Die technischen Möglichkeiten der Leistungs- und Verhaltenskontrolle hat der Betriebsrat durch klare rechtliche Regelungen einzuschränken.

Wir empfehlen unseren Betriebsräten, mit dem Arbeitgeber eine Rahmenbetriebsvereinbarung abzuschließen, in der alle wesentlichen Themen und wichtige spezifische Belange, zum Beispiel des Datenschutzes, geregelt werden. Die einzelnen Microsoft-Anwendungen sollten sodann in Einzelbetriebsvereinbarungen ausgestaltet werden, die Anlage der Rahmenbetriebsvereinbarung werden. Auf diese Weise stellt der Betriebsrat die im Fall von Microsoft 365 erforderliche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sicher.

Schulung Betriebsrat Microsoft 365 – technisch und juristisch

Die Schulung des Betriebsrats zu Microsoft 365 dürfte im Sinne von § 37 Abs. 6 BetrVG erforderlich sein. Microsoft 365 ist ein komplexes und umfangreiches IT-System mit sehr vielen Facetten. Deswegen benötigt der Betriebsrat nach unserer Einschätzung sowohl ein juristisches als auch technisches Verständnis für Microsoft 365, um seine Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und weitere Beteiligungsrechte ordnungsgemäß wahrnehmen zu können.

Neben unserer sachverständigen Tätigkeit bieten wir für den Betriebsrat auch Schulungen zu Microsoft 365 an. Die Schulung kann sowohl vor Ort als Inhouse-Schulung oder als Online-Schulung stattfinden. Dabei beträgt die Dauer der Schulung zwei Tage. Ein Schulungstag ist für dafür vorgesehen, den Betriebsräten ein technisches Verständnis zu Microsoft 365 zu vermitteln. Inbegriffen ist ein Abschnitt, der sich der Künstlichen Intelligenz in Microsoft 365 widmet.

Am zweiten Tag der Schulung zu Microsoft 365 geht es darum, die rechtlichen Grundlagen im Einzelnen zu erläutern. Betriebsräte erfahren, welche Mitbestimmungsrechte anlässlich der Nutzung von Microsoft 365 betroffen sein können und wie sie diese angemessen wahrnehmen können. Dabei wird auch explizit darauf eingegangen, wie die Betriebsvereinbarung zu Microsoft 365 ausgestaltet sein sollte.

Bei Interesse an dieser Schulung zu Microsoft 365 für Betriebsräte bitten wir um Kontaktaufnahme. Wir erstellen sodann ein individuelles Angebot für den Betriebsrat. Unsere Schulung zusammengefasst:

• Schulung Microsoft 365 für Betriebsräte
• 2 Tage – jeweils technisch und juristisch
• Inhouse-Schulung oder Online-Schulung
• Referenten: Raphael Lugowski (Fachanwalt für Arbeitsrecht), Kevin Wagner (Informatiker und IT-Sachverständiger für Betriebsräte)