Betriebsänderung durch IT-Systeme und KI-Systeme

Digitalisierung, künstliche Intelligenz, neue Software-Plattformen – fast wöchentlich werden in Unternehmen neue digitale Werkzeuge und Systeme angekündigt. Für dich als Betriebsrat stellt sich dabei immer eine zentrale Frage: Handelt es sich bei der Einführung nur um ein simples Update oder um eine mitbestimmungspflichtige Betriebsänderung durch IT-Systeme und KI-Systeme? Die Antwort darauf ist entscheidend, denn sie bestimmt, ob ihr als Gremium „nur“ informiert werdet und eure Rechte bei Leistungs-/Verhaltenskontrolle wahrnimmt oder ob ihr über einen Interessenausgleich und Sozialplan verhandeln dürft.

Die Unsicherheit bei diesem Thema ist groß. Doch keine Sorge: Die Rechtsprechung hat durchaus greifbare Kriterien entwickelt, an denen du dich bei der Feststellung einer KI-Betriebsänderung orientieren kannst.

Dieser Beitrag erklärt dir anhand von zwei wegweisenden Gerichtsurteilen aus der Praxis, wie du eine echte Betriebsänderung durch neue Software erkennst, welche Anzeichen entscheidend sind und welche Schritte du als Betriebsrat einleiten musst, um die Interessen der Belegschaft wirksam zu schützen.

IT-Mitbestimmung – Dein juristischer und technischer Sachverstand

Raphael Lugowski

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Herr Lugowski ist der Gründer von Betriebsrat Kanzlei. Er verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Betriebsräten. Mit seinen Schwerpunkten im Betriebsverfassungsrecht und dem Arbeitnehmerdatenschutz verhandelt er regelmäßig IT-Betriebsvereinbarungen und IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen.

Kevin Wagner

IT Consultant

Herr Wagner ist Kooperationspartner der Kanzlei. Als IT-Consultant, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter verfügt er über viel IT-Sachverstand bei IT-Systeme wie Office 365, Workday, SAP etc. Seit 2014 hält er Seminare für Betriebsräte und berät sie zu IT-Systemen.

Grundlagen zur Betriebsänderung: Euer wichtigstes Werkzeug nach § 111 BetrVG

Bevor wir in die Details der Betriebsänderung durch IT und KI einsteigen, lass uns kurz das Fundament klären. Der § 111 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ist eines eurer schärfsten Schwerter. Er legt fest, dass der Arbeitgeber in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern den Betriebsrat über geplante Betriebsänderungen nicht nur „rechtzeitig und umfassend“ informieren, sondern mit ihm auch beraten muss.

Das Ziel dieser Beratung ist der Abschluss eines Interessenausgleichs (über das „Ob“ und „Wie“ der Maßnahme) und eines Sozialplans (zum Ausgleich der wirtschaftlichen Nachteile für die Mitarbeiter, z.B. durch Abfindungen, Qualifizierungen oder Umschulungen).

Für die Einführung von IT- und KI-Systemen sind vor allem zwei Fälle der Betriebsänderung relevant:

• § 111 S. 3 Nr. 4 BetrVG: Grundlegende Änderungen der Betriebsorganisation, des Betriebszwecks oder der Betriebsanlagen. (Hier geht es um das „Was“ und die Struktur der Arbeit).
• § 111 S. 3 Nr. 5 BetrVG: Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden und Fertigungsverfahren. (Hier geht es um das „Wie“ der Arbeit).

Das entscheidende Wort, an dem sich alles aufhängt, ist „grundlegend“. Ein einfaches Software-Update ist nicht grundlegend. Eine Software, die ganze Abteilungen überflüssig macht, schon. Wo genau die Grenze verläuft, zeigen anschaulich die folgenden Gerichtsentscheidungen.

Rechtsprechung zur Betriebsänderung durch IT- / KI-Systeme: Zwei Fälle aus der Praxis

Wie Gerichte die Einführung von IT-Systemen als Betriebsänderung bewerten, lässt sich am besten an zwei gegensätzlichen Beispielen aus der Praxis verdeutlichen.

Fall 1: Wenn KI-Systeme eine Betriebsänderung auslösen (ArbG Leipzig, Beschluss vom 05.12.2024, Az. 5 BV 61/24)

In diesem Fall (liegt unserer Kanzlei vollständig vor) wollte ein Krankenhaus die KI-gestützte Spracherkennungssoftware „AlsterText“ einführen. Bisher hatten Ärzte ihre Berichte diktiert und ein Schreibdienst hat diese Diktate abgetippt. Die neue Software sollte die Diktate in Echtzeit selbst in Text umwandeln.

Das Ergebnis: Das Gericht entschied klar, dass diese KI-Einführung eine Betriebsänderung ist.

Die Begründung für Betriebsräte erklärt:

Das Gericht sah eine grundlegend neue Arbeitsmethode (§ 111 S. 3 Nr. 5 BetrVG). Die Arbeitsweise im Schreibdienst wurde nicht nur geändert, sondern im Kern ersetzt. Die Folge: Der Arbeitgeber plante, 5 von 11 Stellen im Schreibdienst abzubauen. Das Gericht formulierte es so:

Es handelt sich damit um eine, im Vergleich zu der bisherigen, neue Arbeitsmethode, die große Teile der „analogen“ Tätigkeiten des Schreibdienstes durch eine technologische Lösung ersetzt und den bisherigen Arbeitsablauf verändert…

Die Kernaussage ist also: Sobald eine Technologie menschliche Tätigkeiten in einem Maße automatisiert, dass Arbeitsabläufe und Jobs wegfallen, ist die Änderung „grundlegend“. Dabei stellte das Gericht auch maßgeblich darauf ab, dass mit dem Arbeitsplatzabbau auch erhebliche Nachteile aufseiten der Beschäftigten eingetreten sind.

Fall 2: Wann die Einführung von IT-Systemen keine Betriebsänderung ist (LAG Köln, Beschluss vom 13.12.2018, Az. 7 TaBVGa 5/18)

In dieser Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Köln wurde in einem Konzern ein neues, standardisiertes EDV-System eingeführt. Für die Mitarbeiter bedeutete dies konkret den Wechsel von Windows 7 auf Windows 10, von Office 2010 auf 2013 und die Umstellung vom lokalen IT-Support auf eine zentrale Hotline.

Das Ergebnis: Das Landesarbeitsgericht Köln sah hier keine Betriebsänderung.

Die Begründung kurz und knapp: Obwohl die Maßnahme den ganzen Betrieb betraf, sah das Gericht keine grundlegende Änderung der Betriebsorganisation (§ 111 S. 3 Nr. 4 BetrVG). Die Kernaufgaben der Mitarbeiter blieben unberührt. Das Gericht machte sehr deutlich, was es als nicht „grundlegend“ ansieht:

Darin, dass die IT-Anwender bei der Beteiligten zu 2. künftig statt Windows 7 nunmehr Windows 10 und statt des Microsoft Office Pakets in der Version 2010 nunmehr die Version 2013 nutzen und im Falle von technischen Anwendungsproblemen nicht mehr auf IT-Fachleute im eigenen Haus zurückgreifen können, sondern eine Fernwartung benutzen müssen, kann eine „grundlegende Änderung“ jedenfalls nicht gesehen werden.

Die Kernaussage hier ist: Die reine Modernisierung von Arbeitswerkzeugen ohne tiefgreifende Prozessänderungen und ohne negative Folgen für die Jobs ist in der Regel nicht „grundlegend“.

Praxis-Checkliste: Löst die neue IT oder KI eine Betriebsänderung aus?

Wenn dein Arbeitgeber mal wieder mit einer neuen Software um die Ecke kommt, stelle dir und deinem Gremium die folgenden Fragen. Je mehr Fragen du mit „Ja“ beantwortest, desto wahrscheinlicher handelt es sich um eine Betriebsänderung durch das neue IT-System oder KI-System:

• Frage 1: Verändert die Software die Arbeitsmethode im Kern? (Beispiel: Manuelle Dateneingabe wird durch einen automatisierten Scan-Prozess ersetzt.)
• Frage 2: Fallen durch die Einführung ganze Arbeitsschritte oder Tätigkeitsfelder weg? (Beispiel: Die KI übernimmt die Prüfung von Rechnungen, die bisher Mitarbeiter gemacht haben.)
• Frage 3: Werden menschliche Kontroll- oder Entscheidungsfunktionen durch Automatisierung oder KI ersetzt?
• Frage 4: Sind als Folge Stellenstreichungen geplant oder absehbar?
• Frage 5: Ändert sich die Organisationsstruktur (z. B. Zentralisierung von Aufgaben, Schließung von Abteilungen wie dem Schreibdienst)?
• Frage 6: Sind erhebliche Teile der Belegschaft von den neuen Abläufen betroffen?

Im Einzelfall mag die Abgrenzung schwierig sein bzw. die Sachlage nicht so klar. In solchen Fällen empfehlen wir, zusätzlich auf die betroffenen Beschäftigten und Abteilungen zuzugehen, um das genaue Ausmaß der Veränderung in Erfahrung zu bringen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt es qualitativ auch auf den Grad der Veränderung an.

Bevor der Betriebsrat weitere rechtliche Schritte plant oder in die Wege leitet, ist es wichtig, sich vorab Klarheit darüber zu verschaffen, ob eine Betriebsänderung aufgrund der Einführung von IT- oder KI-Systemen vorliegt. Sollte er eine Betriebsänderung aufgrund IT / KI bejahen, muss er sich überlegen, wie er weiter vorgeht.

Betriebsänderung durch IT- und KI-Systeme – Eskalationsplan für den Betriebsrat

Ihr habt die Pläne des Arbeitgebers analysiert und seid überzeugt: Die Einführung des neuen IT-Systems oder KI-Systems ist eine Betriebsänderung. Doch was tun, wenn der Arbeitgeber das anders sieht und zur Tagesordnung übergehen will? Für diesen Konfliktfall braucht ihr eine klare und bewährte Strategie. Dieser Eskalationsplan führt euch sicher durch die notwendigen Schritte, um eure Rechte als Betriebsrat systematisch und erfolgreich durchzusetzen.

Schritt 1: Aufklärung verlangen, um Betriebsänderung durch IT-Systeme und KI-Systeme festzustellen

Alles beginnt mit gesicherten Informationen. Der erste und wichtigste Schritt ist daher, proaktiv zu werden. Wartet nicht darauf, dass der Arbeitgeber euch etwas mitteilt, sondern fordert ihn nach § 80 Abs. 2 BetrVG und nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG schriftlich zur umfassenden Auskunft über das geplante System auf, sobald ihr davon erfahrt.

Nutzt die Fragen aus unserer Checkliste als Grundlage für euren Fragenkatalog und hakt gezielt bei den Auswirkungen auf Arbeitsabläufe, Aufgabenprofile und die Personalplanung nach. Damit schafft ihr eine aktenkundige Grundlage und erhaltet die notwendigen Fakten, um die drohende Betriebsänderung durch das IT-System fundiert bewerten zu können.

Schritt 2: Position zur IT-/KI-Betriebsänderung beziehen und Verhandlungen anbieten

Wenn eure Analyse auf eine Betriebsänderung hindeutet, der Arbeitgeber aber schweigt oder abwinkt, müsst ihr eure Position offiziell machen. Fasst dazu in einer Betriebsratssitzung einen formalen Beschluss, dass ihr die Einführung des Systems „XYZ“ als Betriebsänderung nach § 111 BetrVG einstuft. Teilt dem Arbeitgeber diesen Beschluss schriftlich mit und verbindet dies mit der Aufforderung, in Verhandlungen über einen Interessenausgleich und einen Sozialplan einzutreten.

Es ist ratsam, ihm hierfür eine klare Frist von beispielsweise einer Woche zu setzen. Mit diesem Schritt eskaliert ihr den Prozess auf eine formale Ebene und macht unmissverständlich klar, dass ihr es ernst meint.

Schritt 3: Das Scheitern erklären und die Einigungsstelle ins Spiel bringen

Sollte der Arbeitgeber die Verhandlungen verweigern, die Frist verstreichen lassen oder die Gespräche zu keinem Ergebnis führen, ist es Zeit für den nächsten entscheidenden Schritt. Ihr müsst nun als Gremium erneut einen Beschluss fassen und die Verhandlungen offiziell für gescheitert erklären. Direkt im Anschluss könnt ihr beschließen, die Einigungsstelle anzurufen. Macht hierzu am besten direkt einen konkreten Vorschlag für eine unparteiische Person als Vorsitzenden und für die Anzahl der Beisitzer. So leitet ihr den Konfliktlösungsmechanismus ein, den das Gesetz für genau solche Fälle vorsieht.

Schritt 4: Den Weg über das Arbeitsgericht gehen

In der Praxis wird ein Arbeitgeber, der die Betriebsänderung grundsätzlich bestreitet, selten freiwillig einer Einigungsstelle zustimmen. Das ist der erwartbare Moment, in dem ihr das Arbeitsgericht involviert. Ihr stellt dort den Antrag auf Einsetzung der Einigungsstelle durch das Gericht.

Ein entscheidender strategischer Vorteil für euch: Das Gericht prüft an dieser Stelle nicht bis ins letzte Detail, ob eine Betriebsänderung tatsächlich vorliegt. Es weist euren Antrag nur dann ab, wenn die Einigungsstelle „offensichtlich unzuständig“ wäre. Wie der Fall aus Leipzig eindrücklich zeigt, ist diese Hürde für den Arbeitgeber sehr hoch. Solange ihr gute und vertretbare Gründe für eure Position habt, wird das Gericht dem Antrag in der Regel stattgeben und die Einigungsstelle einsetzen – selbst gegen den Willen des Arbeitgebers.

Der Weg über das Arbeitsgericht ist noch unter einem anderen Gesichtspunkt sinnvoll. Ihr könnt dort auch die Feststellung begehren, dass eine Betriebsänderung vorliegt. Damit könnt ihr den Streit über die Betriebsänderung einer rechtsverbindlichen Klärung durch das zuständige Arbeitsgericht zuführen.

Die Notbremse: Einstweilige Verfügung gegen IT-Betriebsänderung

Was aber, wenn der Arbeitgeber Fakten schafft und das System einführt, während die Verfahren noch laufen? Für einen solch extremen Fall gibt es eine „Notbremse“: die einstweilige Verfügung auf Unterlassung. Damit könnt ihr beim Arbeitsgericht beantragen, dem Arbeitgeber die Einführung des Systems vorläufig zu untersagen.

Aber Vorsicht: Dies ist die schärfste Waffe des Betriebsrats und sollte nur nach sorgfältiger anwaltlicher Beratung eingesetzt werden. Die Gerichte stellen hohe Anforderungen an einen solchen Antrag. Er ist nur dann aussichtsreich, wenn eine offensichtliche und besonders gravierende Rechtsverletzung durch den Arbeitgeber droht.

Fazit: Nicht die Technik, sondern die Auswirkung von IT und KI zählt

Ob die Einführung einer neuen Software eine einfache Modernisierung oder eine mitbestimmungspflichtige Betriebsänderung ist, hängt nicht vom Marketing-Namen des Systems ab. Entscheidend ist einzig und allein die Tiefe des Eingriffs in die Arbeitswelt eurer Kollegen.

Die Faustregel aus der Rechtsprechung ist klar: Ein reines Update von Arbeitswerkzeugen ist unproblematisch. Sobald eine Technologie aber beginnt, menschliche Arbeit zu ersetzen, Arbeitsabläufe fundamental zu verändern und Arbeitsplätze zu gefährden, habt ihr als Betriebsrat die Pflicht und das Recht, über einen Interessenausgleich und einen Sozialplan mitzubestimmen. Schaut genau hin und nutzt eure Rechte!